ניהול הרשאות לתיקיות ולמודולים

במערכת סאמיט ניתן לקבוע אילו משתמשים יוכלו לגשת לכלים ונתונים שונים, בהתאם לתפקידם בעסק. ניהול ההרשאות נעשה דרך מסך ייעודי, וכולל כמה רמות הרשאה עיקריות שמתאימות למצבים שונים.

כל ניהול ההרשאות במערכת סאמיט מתבצע מתוך מסך "הגדרות > משתמשים והרשאות".
​
ברשימת המשתמשים תוכלו לראות שלושה כפתורי עריכה ליד כל משתמש:

🟡 שימו לב!

שינויים בהרשאות יכולים להתבצע רק על ידי משתמש בהרשאת "בעלים".

קבוצת הרשאות מאפשרת להגדיר פעם אחת סט של הרשאות, לשמור אותו בשם קבוע, ולשייך אליו כל עובד שנדרש לאותן הרשאות. לדוגמה, נוכל ליצור קבוצת הרשאות בשם "צוות מכירות", שבמסגרתה נקבע: הרשאת עריכה במודול "הכנסות", גישה מלאה במודול "לקוחות", והרשאת צפייה בלבד בתיקיית "סליקות אשראי". לאחר מכן, כל עובד שנרצה לשייך לצוות המכירות, פשוט יקבל הרשאה כללית מסוג "ללא הרשאות", ויקושר לקבוצת ההרשאות הרלוונטית. כך נחסך הצורך להגדיר מחדש את אותן הרשאות לכל עובד בנפרד, וניתן לעדכן את ההרשאות של כל הקבוצה בקלות מתוך מקום אחד. כדי להגדיר זאת, יש להכנס מסך "הגדרות > משתמשים והרשאות > הרשאות נוספות".

הרשאות נוספות מאפשרות לקבוע גישה פרטנית לתיקייה או למודול מסוים, לפי סוג ההרשאה הנדרש. לדוגמה, נוכל לקבוע שלעובד מסוים תהיה גישת "צפייה בלבד" למודול "לקוחות", או לתת לו גישה מלאה (צפייה, עריכה והוספה) רק במודול "הכנסות".

כל הגדרה כזו תאפשר לעובד רק את הפעולות הדרושות ולא מעבר לכך. הרשאות נוספות מתאימות במיוחד כאשר יש צורך לאפשר לעובדים מסוימים גישה למודול או תיקייה בודדת, מבלי לפתוח בפניהם את כל המערכת.

את ההרשאה בוחרים מתוך רשימה מוגדרת של סוגי הרשאות:

ההרשאות במערכת סאמיט פועלות לפי מבנה היררכי של מידע: מודול > תיקיות > כרטיסים > שדות. ההבדל בין הרשאה למודול להרשאה לתיקייה נוגע לרמת השליטה והגישה של המשתמש בתוך ההיררכיה הזו, ובעיקר לאופן השימוש במידע מתוך תיקיות אחרות.

הרשאה למודול מאפשרת לעובד לעבוד עם כלים הקשורים לאותו מודול, ולבחור נתונים מתיקיות אחרות לפי הצורך. לדוגמה, אם ניתנה הרשאה למודול "הכנסות", המשתמש יוכל להפיק מסמך הכנסה ולבחור מתוכו לקוח מרשימת הלקוחות או מוצר מתוך תיקיית "מוצרים/שירותים" - גם אם אין לו הרשאה ישירה לתיקיות האלה. ההרשאה למודול מאפשרת שימוש במידע מתוך תיקיות המשנה לצורך ביצוע פעולות, אך אינה מאפשרת להיכנס לתיקיות עצמן. כלומר, המשתמש לא יוכל לעיין בכרטיסים שבתיקיית "לקוחות" או לערוך אותם, אלא רק לבחור אותם מתוך שדה בחירה בתוך המסמך.

הרשאה לתיקייה מעניקה גישה ישירה לתיקייה שנבחרה. המשתמש יוכל להיכנס אל התיקייה, לצפות בכרטיסים שבה ולבצע פעולות בהתאם לסוג ההרשאה שנבחר (צפייה, עריכה, הוספה וכו'). אם לדוגמה ניתנה לעובד הרשאה לתיקיית "חשבוניות מס", אך לא לתיקיית "לקוחות", הוא יוכל להיכנס לתיקיית החשבוניות, אך לא יוכל להפיק מסמך חדש אם הוא צריך לבחור לקוח - מכיוון שאין לו גישה לנתוני הלקוחות. לכן, כאשר מעניקים הרשאות לפי תיקיות, חשוב לוודא שהמשתמש מקבל גם את שאר ההרשאות הדרושות לצורך העבודה השוטפת.

לקריאה בהרחבה על ההדבל בין מודול לתיקייה, לחצו כאן »