לכל תיקייה במערכת ניתן להגדיר את השדות והמידע שיישמרו בכרטיסים שבה, לצד הגדרות הקובעות כיצד התיקייה והכרטיסים יוצגו וכיצד ניתן יהיה לעבוד איתם.

תוכלו ליצור במערכת תיקיות ללא הגבלה, שיאפשרו לכם לסדר את המידע שלכם. התיקיות יכולות להכיל סוגים רבים ומגוונים של מידע, המאורגנים בכרטיסים. כל כרטיס מכיל שדות.

בין היתר, ניתן לקבוע את שם התיקייה, להוסיף שדות, להגדיר תצוגת ברירת מחדל, לקבוע כיצד ייקראו הכרטיסים, לאפשר או להגביל יצירה, עריכה ומחיקה של כרטיסים ולהגדיר קשרים בין תיקיות.

הגדרות אלו זמינות לאחר התקנת מודול "ניהול מידע כללי" הזמין במסלול מתקדם ומעלה.

"הגדרת תיקייה" הינו המקום בה"א הידיעה בשביל להגדיר ולבנות את המערכת בצורה שתתאים לכם כמו כפפה ליד. תחת הגדרה זו מגדירים את התיקייה, ואת השדות שירכיבו את הכרטיסים בתוכה.

ניתן להגיע להגדרות התיקייה מתוך התיקייה או מתוך אחד הכרטיסים שבה, באמצעות "פעולות נוספות (...) > הגדרות תיקייה".

אפשרות נוספת היא להיכנס ל"מצב עריכה" ממסך הבית של מודול "ניהול מידע כללי", ולבחור את התיקייה שרוצים לערוך.

שם התיקייה - שם התיקייה, השם שבו התיקייה תופיע במערכת.

בעת יצירת תיקייה חדשה, מומלץ לבחור שם קצר וברור שמתאר את המידע שיישמר בה.

אפשר לשנות את שם התיקייה, האם היא תופיע בעמוד הראשי של מודול ניהול מידע כללי, האם היא תופיע תחת קטגוריה, האם יופיע תיאור בתצוגות הטבלאיות של התיקייה ומהי תצוגת ברירת המחדל של התיקייה.

מוסתר מרשימת התיקיות - סימון הגדרה זו יסתיר את התיקייה מרשימת התיקיות במודול "ניהול מידע כללי". ההסתרה מתייחסת לרשימת התיקיות במודול בלבד, ובמקומות אחרים במערכת שבהם נעשה שימוש בתיקייה היא תמשיך להופיע.

קטגוריה - מאפשרת לשייך את התיקייה לקטגוריה לצורך סידור וקיבוץ התיקיות במודול "ניהול מידע כללי". האפשרות שימושית במיוחד כאשר מנהלים במערכת CRM הכולל תיקיות רבות בנוסף לתיקיות המערכת. לאחר בחירת קטגוריה מרשימת הקטגוריות הזמינות, התיקייה תסווג במודול בהתאם לקטגוריה שנבחרה.

תיאור - מאפשר להוסיף מלל חופשי שיופיע מעל הטבלה בתצוגת התיקייה. ניתן להשתמש בתיאור כדי להסביר איזה מידע נשמר בתיקייה או להוסיף הנחיות למשתמשים בה.

תצוגת ברירת מחדל - קובעת איזו תצוגה תופיע כברירת מחדל בעת הכניסה לתיקייה. אם נוצרו עבור התיקייה מספר תצוגות, ניתן לבחור אחת מהן כתצוגת ברירת המחדל, או לבחור להציג את כל השדות. בתיקיות מערכת קיימת תצוגת ברירת מחדל קבועה שאינה ניתנת לשינוי.

ניתן להוסיף לתיקייה שדות מסוגים שונים.

השדות קובעים איזה מידע ניתן יהיה לשמור בכל אחד מהכרטיסים שבתיקייה.

ניתן להגדיר עבור כל שדה את אופן השימוש בו, לדוגמה האם יוצג עבורו תיאור, האם ניתן יהיה לערוך אותו והאם ניתן להזין בו מספר ערכים.

בנוסף עבור כל שדה בכרטיס ניתן להגדיר את שם השדה, סוג הנתונים, קטגוריה לשדה וחלוקה למקטעים (על מנת לקבץ שדות לקטגוריה), האם הוא מוסתר או חסום לעריכה, האם ניתן להזין יותר מערך אחד בשדה (ערכים מרובים), הגדרות ערך ברירת מחדל, הגבלת הנתונים שיכולים להיות מוזנים לשדה ועוד.

חשוב להכיר שמעבר לסוגים היותר מוכרים של השדות, כמו שדה טקסט או שדה מסוג תאריך או מספר, ישנה אפשרות ליצור שדה מסוג תיקייה. למשל, בתיקיית "קורסים" יכול להיות שדה מסוג "מורים", שיעזור לכם להגדיר מי המורה של הקורס, בצורה דומה בתיקיית "לקוחות" יכול להיות שדה מסוג "סטטוסים" שמאפשר לכם לבחור איזה סטטוס לשייך ללקוח/ה. רוצים ללמוד עוד על שדה "בחירה מרשימה"? לחצו כאן.

להסבר המלא על הוספת שדות והגדרות השדות, לחצו כאן »

כרטיס הוא רשומה בודדת בתוך התיקייה. לדוגמה, בתיקיית לקוחות כל לקוח הוא כרטיס, ובתיקייה שנוצרה לצורך ניהול משימות כל משימה יכולה להיות כרטיס.

אפשר להגדיר איזה שדות יופיעו בכרטיסים, הגדרות מיוחדות לאיך הכרטיסים יוצגו, הגבלות לעריכת הכרטיסים ומחיקתם ועוד.

תבנית שם לכרטיסים - קובעת כיצד ייבנה השם של כל כרטיס בתיקייה. התבנית יכולה להיות מורכבת מערכים מתוך שדות הכרטיס בשילוב טקסט קבוע, אותיות, מספרים ותווים.

כברירת מחדל, שם הכרטיס יהיה הערך של השדה הראשון המוגדר בכרטיס.

ניתן להוסיף שדות לתבנית באמצעות בחירת השדה או באמצעות כתיבת שם השדה בתוך סוגריים מסולסלים {}. טקסט שנכתב ללא סוגריים מסולסלים ישמש כטקסט קבוע בשם הכרטיס.

לדוגמה, ניתן להגדיר את התבנית "שיק מספר {מספר השיק}". במקרה כזה, ייווצרו שמות כמו "שיק מספר 12345" או "שיק מספר 54444".

כך ניתן ליצור שם שמאפשר לזהות בקלות כל כרטיס לפי המידע שבו. לדוגמה, בתיקיית ההכנסות שם הכרטיס יכול להיות מורכב מסוג המסמך וממספרו ולהופיע כ"חשבונית מס/קבלה 10001".

כינוי לכרטיס בודד - מאפשר לקבוע כיצד תיקרא רשומה בודדת בתיקייה במקום הכינוי הכללי "כרטיס". לדוגמה, בתיקייה המשמשת לניהול משימות ניתן להשתמש בכינוי "משימה", ובתיקייה המשמשת לניהול פרויקטים בכינוי "פרויקט".

אפשר צור חדש מתוך השמירה - סימון הגדרה זו יוסיף את האפשרות "שמירה ויצירת חדש" בעת יצירת כרטיס. כך ניתן לשמור את הכרטיס הנוכחי ולעבור מיד ליצירת כרטיס נוסף, ללא צורך לחזור לתיקייה ולבחור שוב ביצירת כרטיס.

אפשר צור חדש ושכפול מתוך השמירה - סימון הגדרה זו יאפשר לשמור את הכרטיס וליצור כרטיס חדש באמצעות שכפול שלו. האפשרות שימושית כאשר יוצרים מספר כרטיסים בעלי נתונים דומים ורוצים להשתמש בכרטיס הקיים כבסיס לכרטיס הבא.

כפתור מרכזי בעריכת כרטיס - קובע איזו פעולת שמירה תוצג כפעולה המרכזית בעת עריכת הכרטיס: שמירה, שמירה ויצירת כרטיס חדש או שמירה ושכפול.

יצירת כרטיסים בחלון מלא - סימון הגדרה זו יגרום לכך שמסך יצירת הכרטיס ייפתח על פני המסך המלא, במקום בחלון קופץ בתוך המודול. ההגדרה מסומנת כברירת מחדל.

תמיכה בארכיון לפני מחיקה - כאשר הגדרה זו מסומנת, לא ניתן למחוק כרטיס ישירות מהתיקייה. במקום זאת, הכרטיס מועבר תחילה לארכיון, ומתוך הארכיון ניתן למחוק אותו. כאשר ההגדרה אינה מסומנת, ניתן למחוק כרטיסים ישירות ולא יופיע ארכיון עבור התיקייה. ההגדרה מסומנת כברירת מחדל.

הצגת התיקייה בחיפוש הראשי - מאפשרת למצוא את התיקייה באמצעות "חיפוש חכם". ההגדרה מסומנת כברירת מחדל.

הצגת כרטיסים בחיפוש הראשי - מאפשרת למצוא באמצעות "חיפוש חכם" גם כרטיסים השייכים לתיקייה. ההגדרה מסומנת כברירת מחדל.

הצגת כרטיסים בארכיון בחיפוש הראשי - מאפשרת לכלול בתוצאות "חיפוש חכם" גם כרטיסים מהתיקייה שהועברו לארכיון. ההגדרה אינה מסומנת כברירת מחדל.

תוכן מקדים לכרטיסים - מאפשר להוסיף מלל חופשי קבוע שיופיע בראש כל הכרטיסים בתיקייה.

תוכן סגירה לכרטיסים - מאפשר להוסיף מלל חופשי קבוע שיופיע בתחתית כל הכרטיסים בתיקייה.

תמיכה ביצירת כרטיס מהירה לשדה - מאפשרת לבחור שדה שישמש ליצירה מהירה של כרטיסים בתיקייה. לאחר בחירת השדה, ניתן יהיה ליצור כרטיס לתיקייה באמצעות הקלדת טקסט חופשי בעת בחירת כרטיס מקושר. הטקסט שהוזן ישמש ליצירת הכרטיס באמצעות השדה שנבחר.

שדה חיפוש לבחירת כרטיסים - מאפשר לבחור שדה נוסף שלפיו ניתן יהיה לחפש כרטיסים מתיקייה זו. בעת בחירת כרטיס מתיקייה זו, ניתן יהיה לחפש לפי הערך בשדה שנבחר, בנוסף לחיפוש לפי שם הכרטיס.

הגדרות אלו מאפשרות להגביל פעולות שונות שניתן לבצע בתיקייה ובכרטיסים שבה.

לא ניתן לבחור מתוך רשימה - מונע בחירה של כרטיסים מהתיקייה מתוך רשימה.

חסום ליצירת כרטיסים חדשים - מונע יצירת כרטיסים חדשים בתיקייה.

חסום ליצירת כרטיסים חדשים מתוך תיקיית הכרטיס המקורית - מונע יצירת כרטיסים חדשים ישירות מתוך התיקייה שאליה הם שייכים.

חסום ליצירת כרטיסים חדשים מתוך כרטיס מקושר - מונע יצירת כרטיס חדש בתיקייה בעת עבודה מכרטיס אחר המקושר אליה.

חסום לעריכת כרטיסים - מונע עריכה של כרטיסים קיימים בתיקייה.

חסום למחיקת כרטיסים - מונע מחיקה של כרטיסים מהתיקייה.

נמחק אם לא מקושר - כאשר נמחקים כל הכרטיסים המשתמשים בכרטיס מתיקייה זו ולא נותר כרטיס המקושר אליו, גם הכרטיס מתיקייה זו יימחק.

תיקייה יורשת, מאפשרת ליצור היררכיה בין תיקיות באמצעות תיקיית אם ותיקייה יורשת.

התיקייה היורשת מקבלת את השדות המוגדרים בתיקיית האם. כאשר מוסיפים שדה חדש לתיקיית האם, הוא מתווסף גם לתיקייה היורשת. לעומת זאת, שדה שמתווסף לתיקייה היורשת שייך אליה בלבד ואינו מתווסף לתיקיית האם.

האפשרות שימושית כאשר רוצים לנהל כמה סוגים של מידע שחולקים ביניהם שדות משותפים, אך לכל אחד מהם נדרשים גם שדות ייחודיים.

לדוגמה, מסמכי הנהלת החשבונות במערכת בנויים באמצעות תיקיות יורשות. תיקיית "מסמכים" משמשת כתיקיית אם, ותחתיה נמצאים הסוגים השונים של מסמכי הנהלת החשבונות.

באופן דומה, תיקיית "תשלומים" משמשת כתיקיית אם לסוגים שונים של תשלומים, ובהם "תשלומים באשראי" ו"חיובי מס"ב".