ניתן ומומלץ לסנכרן את כל חשבונות הבנק וכרטיסי האשראי של הלקוחות שלכם.
החשבונות המסונכרנים מנוהלים במערכת ב-2 רמות:
רמת התיק - בכל תיק יש מסך של "חשבונות לסנכרון אוטומטי" המציג את כלל החשבונות המשוייכים לתיק.
רמת המשרד - תחת "ניהול המשרד" תראו את מסך "חשבונות לסנכרון אוטומטי" המציג את כל חשבונות הבנק וכרטיסי האשראי של כל תיקי הלקוחות שלכם.
במסך "חשבונות לסנכרון אוטומטי" של המשרד ניתן לבצע מספר פעולות. דף זה יסביר את השימושים העיקריים במסך.
הגדרת פרטי התחברות משותפים לחשבונות של תיקים שונים.
איתור חשבון שאינו מופיע בתיק הרצוי.
סנכרון יזום של החשבונות (מעבר לסנכרון האוטומטי של המערכת).
הגדרת פרטי התחברות משותפים
במידה ופרטי החיבור שברשותכם משותפים לבנקים של לקוחות שונים (תיקים שונים), למשל בחשבון מסוג פועלים עסקי או דיסקונט עסקי, ניתן לעדכן את פרטי ההתחברות המשותפים במסך זה.
באמצעות לחיצה על "הוספת חשבון בנק / אשראי", בחירת סוג החשבון ומילוי פרטי הזיהוי הנדרשים, כאשר הגדרת השיוך הינה "ללא שיוך לתיק".
לאחר לחיצה על אישור ממתינים כ-60 שניות, על מנת לאפשר למערכת לבצע בדיקה ראשונית של פרטי ההתחברות, ולמשוך את רשימת חשבונות הבנק והאשראי המשויכים לפרטי ההתחברות.
בשלב הבא, יש לבצע שיוך של כל חשבון בנק / אשראי לתיק הרלוונטי.
במידה ויש חשבונות בנק ואשראי שאינם רלוונטיים לטובת ההתאמות, ניתן להעביר אותם לארכיון, על מנת שלא יופיעו במסך באופן קבוע.
לאחר השיוך לתיק, יש לבחור את החשבון באינדקס אליו יסתנכרנו הנתונים ואת התאריך הרצוי לתחילת היבוא.
משם, כל מה שנשאר, זה ללחוץ על כפתור "ביצוע סנכרון", על מנת שהמערכת תתחבר עבורכם אל אתר הבנק או חברת האשראי, ותמשוך את כל שורות הבנק והאשראי.
הטעינה הראשונה עשויה לארוך מס' דקות, אך הטעינות הבאות יסתיימו לרוב בתוך מס' שניות, ויבוצעו עבורכם באופן אוטומטי, אחת לשבוע, בכל יום ראשון בבוקר.
איתור חשבון
במידה וחשבון מסוים לא מופיע תחת סנכרון החשבונות מתוך התיק עצמו, ייתכן והחשבון לא משויך לתיק הנכון.
על מנת לבדוק זאת ולשייך את החשבון לתיק הנכון, יש להכנס אל מסך "חשבונות לסנכרון אוטומטי" ולהקליד את מספר החשבון בתיבת החיפוש.
אם החשבון אכן מופיע ברשימה אולם אינו משויך לתיק הרצוי, יש ללחוץ בשורת החשבון על "פעולות נוספות (3 נקודות) > ניתוק כרטיס חשבון".
לאחר מכן ניתן יהיה לבצע שיוך מחדש לתיק הרצוי בלחיצה על "פעולות נוספות (3 נקודות) > בחירת תיק".
יתכן גם שהחשבון הועבר לארכיון. על מנת לבדוק זאת יש ללחוץ בראש המסך על "פעולות נוספות (3 נקודות משמאל למעלה) > ארכיון חשבונות".
אם החשבון אכן אותר בארכיון, ניתן לשחזר אותו למסך החשבונות לסנכרון באמצעות לחיצה על אייקון השחזור.
סנכרון חשבונות יזום
ניתן לבצע סנכרון יזום באופן גורף לכל החשבונות בכל התיקים במידה ומעוניינים לבצע זאת שלא במועד הקבוע של המערכת (כל יום ראשון בבוקר).
לביצוע הסנכרון היזום יש להכנס אל "ניהול המשרד > חשבונות לסנכרון אוטומטי > סנכרון כל החשבונות".
