בעיות נפוצות במשיכת חומרים להנהלת חשבונות

כאשר מנסים למשוך חומרים (בין אם למערכת אחרת ובין אם ביבוא הוצאות לעסק), ורואים שיש נתונים שלא נקלטים, הסיבה היא שמסמכי ההוצאות נמצאים בסטטוס "טיוטה" בצד של הלקוח.

במקרים מסוימים, קבצי הוצאות שמועלים על ידי הלקוח מופיעים בצד הלקוח תחת מסמכי הוצאות בסטטוס "טיוטה".

הסיבה לכך היא שהופעלה בצד העסק של הלקוח אפשרות של ניהול הוצאות מלא, שכולל את האפשרות לתייק קבצים בצד של הלקוח ולהפיק מסמכי הוצאות.

הגדרה זו מיועדת למקרים בהם רוצים לנהל את ההוצאות גם בתוך העסק, ולא רק להעביר אותן להנהלת החשבונות.

במקרים רבים ההגדרה מסומנת בטעות והלקוחות לא יודעים כיצד לתייק את ההוצאות ולהפיק מסמכי הוצאות, ולכן נוצרת הפרדה בין קבצי הוצאות (הקבצים עצמם) לבין מסמכי הוצאות, ומסמכי ההוצאות נשארים בסטטוס טיוטה עד לטיפול של הלקוח.

כדי לפתור את הבעיה, יש לבטל את מצב ניהול הוצאות מלא בצד של הלקוח, על ידי כניסה אל "הוצאות > הגדרות > ביטול סימון ניהול הוצאות מלא > שמירה".

לאחר ביטול ההגדרה, כל הקבצים ינוהלו תחת "קבצי הוצאות" בלבד ותהליך העבודה יחזור להיות תקין.

אם אכן יש צורך בניהול הוצאות מלא בתוך העסק מתוך צורך של הלקוח, לא נבטל את ההגדרה. במקרה כזה, הלקוח יוכל להמשיך לעבוד דרך לשונית "מסמכי הוצאות" ולהשלים את תהליך יצירת המסמך.