רוצים ליצור אוטומציה שתשלח בצורה חכמה את כל מסמכי ההכנסה שאתם מפיקים עבור הלקוחות שלכם, כך שכל סוג מסמך יגיע אוטומטית לכתובת מייל של אדם מסוים בתוך ארגון הלקוח?

זה קצת מורכב אבל בהחלט אפשרי.

ביצוע האוטומציה המתוארת להלן דורשת ידע טכני וכן שימוש במודולים מתקדמים של המערכת שכלולים רק במסלול מתקדם ומעלה (בצד העסק שלכם).

לחילופין, אפשר לשלם לצוות ההטמעה שלנו על שעת תמיכה בתשלום והם ישמחו לעזור לכם לממש את זה :)

לרכישת שעת תמיכה »

אז איך יוצרים את זה?
לצורך הדוגמה נניח שיש לכם 3 סוגי מסמכים שאתם משתמשים בהם באופן שוטף: הצעות מחיר, דרישות תשלום וחשבוניות מס/קבלות, ואתם רוצים לשלוח את כל הצעות המחיר למנהל הרכש בארגון הלקוח, את כל דרישות התשלום אל מחלקת הכספים ואת כל החשבוניות מס/קבלות אל הנהלת החשבונות של הלקוח.

ראשית יש לוודא שמותקנים אצלכם המודולים הנדרשים. לאחר מכן יש לפעול לפי ההוראות שלהלן.

מודולים נדרשים:

בתיקיית הלקוחות אצלכם בחשבון, יש ליצור מספר שדות חדשים, כמספר סוגי המסמכים השונים שאתם רוצים לשלוח ללקוחות. את כל השדות ניצור מסוג טקסט קצר, בפורמט של כתובת מייל.
לכל אחד מהשדות האלה ניתן שם בהתאם לגורם הרלוונטי אליו אנחנו רוצים לשלוח כל סוג מסמך מסוים אצל הלקוח, או בהתאם לשם של סוג כל מסמך.

אפשר למשל ליצור את השדות האלה: "מייל רכש" , "מייל כספים" ו"מייל הנה"ח".
או לחילופין: "מייל לשליחת הצעות מחיר", "מייל לשליחת דרישות תשלום", "מייל לשליחת חשבוניות מס קבלות".

בשדות אלה נזין עבור כל לקוח את כתובות המייל של כל אחד מהגורמים הרלוונטיים בארגון הלקוח.

ניתן כמובן לבצע את הזנת כתובות המייל באמצעות יבוא קובץ אקסל.

בשלב זה ניצור תצוגות חדשות במודול הכנסות, תחת התיקיה של כל סוג מסמך, הכוללות רק את המסמכים אשר תאריך היצירה שלהם הוא ב-25 השעות האחרונות, עם שדות מינימליים שחשוב לנו לראות מתוך פרטי החשבונית, וכולל השדה החדש שיצרנו מתיקיית הלקוחות עבור אותו סוג מסמך.

יש ליצור את התצוגות בנפרד עבור כל סוג מסמך בתיקיה של אותו סוג מסמך.
כדי למצוא את תיקיות סוגי המסמכים ניתן לבצע חיפוש בחיפוש הכללי של המערכת למשל: "הצעות מחיר".

בשלב זה ניצור את האוטומציה עצמה. זה יתבצע באמצעות מודול התראות בדוא"ל המאפשר בין היתר לשלוח מסמכים מתוך המערכת לכתובות מייל דינמיות.

ניצור 3 התראות שונות, אחת עבור כל סוג מסמך.

בהגדרת ההתראה נבחר את תיקיית המסמך שכרגע אנחנו מגדירים עליו את ההתראה, למשל תיקיית "הצעות מחיר", ואת התצוגה הייעודית שבנינו עבור האוטומציה.

נגדיר את ההתראה בתדירות של 1 ליום, ונגדיר את שליחת המייל לכתובת שנמצאת בשדה החדש שיצרנו עבור אותו סוג מסמך.

כמו כן חשוב לסמן את האפשרות של "שליחת כרטיסים עצמאיים". זה מה שיגרום לחשבונית עצמה להשלח כקובץ מצורף בתוך המייל.
​

ניתן כמובן להגדיר מה תהיה כותרת המייל ומה המלל שיכלל בגוף המייל עצמו.

לסיום נלחץ על "שמירה".

וזהו, בגדול סיימנו. מפה זה יעבוד לכם אוטומטית.

מה שיקרה זה שהמערכת תשלח בכל בוקר את כל המסמכים שנוצרו ביום הקודם, כל מסמך לכתובת המייל הנכונה, לפי סוג המסמך.

אם תרצו, אפשר לבדוק מיידית את פעולת האוטומציה, על ידי הגדרה זמנית שלכך שהיא תכלול לפחות מסמך אחת (או יותר), ואז לבצע שליחה מיידית של ההתראה בכפתור "ביצוע השליחה הבאה עכשיו" תחת תפריט הפעולות הנוספות בכרטיס ההתראה.

בהצלחה!