רוצים ליצור אוטומציה שתעביר אוטומטית את כל החשבוניות שהמשרד שלכם מפיק עבור לקוחות המשרד, ישירות אל קליטת ההוצאות בצד הלקוח שלהם?

זה קצת מורכב אבל בהחלט אפשרי.

אז איך יוצרים את זה?
לצורך הדוגמה נציג את התהליך על גבי חשבונית לדוגמה שהפקנו ללקוח המשרד. נרצה שהחשבונית תגיע אוטומטית לצד הלקוח שעבורו הופקה החשבונית, ישירות את מודול הוצאות בחשבון שלו (ומשם זה יגיע אוטומטית כהוצאה לקליטה בתיק הנהלת החשבונות שלו).

ראשית יש לוודא שמותקנים אצלכם המודולים הנדרשים. לאחר מכן יש לפעול לפי ההוראות שלהלן.

בתיקיית הלקוחות אצלכם בחשבון, יש ליצור שדה חדש מסוג טקסט קצר, בפורמט של כתובת מייל. אפשר לקרוא לו למשל: "כתובת מייל לשליחת הוצאות".
בשדה זה נזין את כתובת המייל לשליחת הוצאות של אותו לקוח. זאת להבדיל משדה הדוא"ל הרגיל שבא עם המערכת, שמיועד לשליחת המסמכים ללקוח עצמו.

בשלב זה נוריד קובץ מרוכז מהמערכת של כל הלקוחות עם כתובות המייל לשליחת חומרים שלהם, נערוך אותו בהתאם לתבנית לעדכון פרטי לקוחות במערכת ונעלה אותו מחדש לתיקיית הלקוחות בהתאם לכללים של עדכון נתונים בכרטיסים קיימים באמצעות אקסל.

בסיום שלב זה, כל הלקוחות שיש להם צד עסק במערכת יהיו עם כתובת מייל לשליחת הוצאות מוזנת בשדה החדש שיצרנו.

בשלב זה ניצור תצוגה חדשה במודול הכנסות, הכוללת רק את המסמכים החשבונאיים, אשר תאריך היצירה שלהם הוא ב-25 השעות האחרונות, עם שדות מינימליים שחשוב לנו לראות מתוך פרטי החשבונית, וכולל השדה החדש שיצרנו מתיקיית הלקוחות.

בשלב זה ניצור את האוטומציה עצמה. זה יתבצע באמצעות מודול התראות בדוא"ל המאפשר בין היתר לשלוח מסמכים מתוך המערכת לכתובות מייל דינמיות.

בהגדרת ההתראה נבחר את תיקיית ההכנסות ואת התצוגה החדשה שיצרנו בה לצורך הטריגר שיפעיל את ההתראה. נגדיר את ההתראה בתדירות של 1 ליום, ונגדיר את שליחת המייל לכתובת שנמצאת בשדה החדש שיצרנו.

כמו כן חשוב לסמן את האפשרות של "שליחת כרטיסים עצמאיים". זה מה שיגרום לחשבונית עצמה להשלח כקובץ מצורף בתוך המייל.
​

לסיום נלחץ על "שמירה".

אפשר להשאיר ריק את כותרת המייל, נושא המייל ואת תוכן המייל, או לכתוב שם מה שרוצים לצרכי בקרה בלבד. אין לזה משמעות מבחינת פעולת האוטומציה עצמה.

וזהו, בגדול סיימנו. מפה זה צריך לעבוד לכם אוטומטית.

מה שיקרה זה שהמערכת תשלח בכל בוקר את כל המסמכים שנוצרו ביום הקודם, כל מסמך לחשבון הלקוח הנכון, ומשם תוכלו לקלוט את המסמכים כהוצאות ישירות לתיק של כל לקוח.

אם תרצו, אפשר לבדוק מיידית את פעולת האוטומציה, על ידי הגדרה זמנית של התצוגה כך שהיא תכלול לפחות חשבונית אחת (או יותר), ואז לבצע שליחה מיידית של ההתראה בכפתור "ביצוע השליחה הבאה עכשיו" תחת תפריט הפעולות הנוספות בכרטיס ההתראה.

בהצלחה!