יכולת טעינת הוראות קבע מאפשרת ליצור הוראות קבע חדשות עבור לקוחות חדשים או לקוחות קיימים.
על מנת להוריד תבנית לטעינת הוראות קבע ולבצע את הטעינה, יש להיכנס אל "הוראות קבע > פעולות נוספות (...) > יבוא נתונים > הורדת תבנית לטעינה".
טעינת הוראות קבע עבור לקוחות חדשים
על מנת לטעון הוראות קבע ללקוחות חדשים יש למלא בתבנית את השדות הבאים:
שם הלקוח.
פרטי כרטיס אשראי (למשלמים בכרטיס אשראי): חודש תוקף כרטיס אשראי, שנת תוקף כרטיס אשראי, מספר כרטיס אשראי, תעודת זהות בעל כרטיס.
פרטי בנק (למשלמים בהרשאה לחיוב חשבון - הוראת קבע באמצעות מס"ב): מספר בנק, מספר סניף בנק, מספר חשבון בנק.
פרטי מוצר: שם מוצר, תדירות מוצר בחודשים, כמות, מחיר ליחידה.
פרטי חיוב: תאריך החיוב הבא.
הערות:
לתשומת הלב, אם קיים כבר במערכת לקוח/מוצר עם השם המדויק בו השתמשתם, המערכת תחבר את הלקוח/המוצר בשורה ללקוח/מוצר הקיימים במערכת. במידה ואתם רוצים לטעון לקוחות עם שמות זהים ואתם לא רוצים שיתחברו, ניתן להזין עבורם מזהים חיצוניים להפרדה או בשביל זיהוי עתידי עם המערכת שלכם.
שאר הפרטים הינם פרטי רשות. ניתן להשתמש בתאריך סיום על מנת להגדיר את סוף החיובים (בתאריך הסיום כבר לא יכולים להתבצע חיובים).
אם ישנן שתי שורות שונות עם אותו שם לקוח בדיוק:
המערכת תיצור לאותו הלקוח שתי הוראות קבע לפי הפרטים בשורות.
המערכת תיקח את פרטי הלקוח מהשורה העליונה בתבנית, ותתעלם מנתוני הלקוח בהמשך, פרט לאמצעי התשלום.אם ישנן שתי שורות שונות עם מוצר חדש עם אותו שם מוצר בדיוק, המערכת תיקח את נתוני המוצר מהשורה העליונה בתבנית, ותשתמש בשאר הפרטים לצורך החיוב, מבלי לעדכן את פרטי המוצר.
טעינת הוראות קבע עבור לקוחות קיימים
על מנת לטעון הוראות קבע ללקוחות קיימים, יש להשתמש בשדות הבאים:
שם לקוח: על מנת לבחור את הלקוח אליו תשוייך הוראת הקבע. ניתן לבחור את הלקוח גם באמצעות שדה מזהה חיצוני ("מזהה חיצוני" הינו שדה בתוך כרטיס הלקוח. בדרך כלל משתמשים בו כשמייבאים לקוחות ממערכת אחרת).
אם כבר קיים אמצעי תשלום, לא חייבים להזין כלום בשדות אמצעי התשלום. אם לא, ניתן להזין את אמצעי התשלום לפי הוראות הטעינה ללקוח חדש.
לבחור את המוצר אליו מיוחסת הוראות הקבע, או ליצור חדש.
להזין את תדירות החיוב בחודשים, כמות המוצרים והמחיר ליחידה של הוראת הקבע.
לבחור תאריך ראשון לחיוב ("תאריך החיוב הבא").
הערות:
לא ניתן לעדכן טלפון או דוא"ל ללקוח קיים.
לא ניתן לעדכן פרטי מוצר למוצר קיים.
טעינת הוראות קבע עבור יצירת זיכוי ללקוח
כאשר ברצונכם לייבא הוראת קבע שתיצור זיכוי עבור לקוח, יש להזין בתבנית סכומים שליליים בסימן מינוס.
אין צורך לקבוע מראש את סוג המסמך שיופק, שכן הוא ייקבע אוטומטית בהתאם להגדרות המערכת. למשל אם ברירת המחדל במסמכים היא חשבונית מס/קבלה, יופק עבורכם המסמך הנגדי שהוא חשבונית מס/קבלה זיכוי.
חשוב לציין שאם ללקוח יש הוראות קבע נוספות לאותו יום, יווצר בפועל חיוב אחד עם 2 שורות, אחת של החיוב המקורי ועוד שורה של הזיכוי בסכום שלילי.
לדוגמה: אם יש לכם הוראה הכוללת:
מוצר X בסכום 100 ש"ח.
מוצר Y בסכום 20- ש"ח.
התוצאה הכוללת תראה כך:
חיוב אחד שיצור מסמך אחד עם מוצר X ב-100 ש"ח ומוצר Y ב-20- ש"ח, מה שמביא לסך של 80 ש"ח. כלומר החיוב הסופי ללקוח יהיה בסכום של 80 ש"ח