העלאת צילומי מסמכי הוצאות למייל, ושמירה שלהם כמסמך סופי
כל כתובות המייל של המשתמשים בעסק מורשות לשלוח הוצאות למערכת. אם ברצונכם לאפשר שליחת הוצאות גם מכתובות נוספות שאינן שייכות למשתמשים, ניתן להוסיף אותן במסך "הגדרות > משתמשים והרשאות > מיילים מורשים לשליחת הוצאות".
את כתובת המייל שאליה יש לשלוח את ההוצאות תמצאו במסך "הוצאות > העלאת הוצאות".
יש לשלוח את ההוצאות לכתובת זו, מתוך כתובת מייל של משתמש בעסק או כתובת שאושרה מראש במסך ההדגרות כפי שמוסבר בסעיף 1.
אחרי השליחה, מסמכי ההוצאות שנשלחו במייל יופיעו בעמוד מודול ניהול הוצאות כטיוטות.
במסך "תיוק הוצאות" נוכל לבצע תיוק שלהן למסמכי הוצאה. עוברים על פרטי ההוצאה ומשווים עם צילום החשבונית. מוודאים שהכל נכון, ושומרים כמסמך סופי בכפתור בתחתית העמוד (לרוב מומלץ ליצור מסמך "חשבונית ותשלום לספק").
בהגדרות מודול ניהול הוצאות, אם לא הסרתם את ה-V בצ׳קבוקס "שליחת אישור קבלת ההוצאה בדוא"ל חוזר", יישלח אליכם מייל (לכתובת שממנה נשלחו הצילומים) עם סטטוס העלאת הקבצים.
הסריקה האופטית מזהה את הנתונים הבאים
שם הספק/ית (או החנות) המופיע על החשבונית.
מספר העוסק (ח.פ או עוסק מורשה).
תאריך הפקת המסמך (תאריך הרכישה).
מספר החשבונית (מסייע בתהליך הנהלת החשבונות).
סיווג פריט ההוצאה (ציוד משרדי, כיבוד ועוד).
סכום החשבונית.
שמירת צילום החשבונית כחלק ממסמך ההוצאה שנוצר.
במידה והמערכת לא מצליחה לזהות נתון מסוים בחשבונית, היא תבחר נתון מסוים ותציג אפשרויות נוספות בבועה קטנה כדי שתוכלו לבחור את הנתון הנכון בקליק. אנחנו ממליצים לעבור על הנתונים ולוודא שהם נכונים לפני אישור סופי של ההוצאה, למרות שהמערכת מדויקת באחוזים גבוהים מאוד.