איך להעלות צילומי הוצאות מהמייל ולשמור אותם במערכת?

העלאת צילומי מסמכי הוצאות למייל, ושמירה שלהם כמסמך סופי

1. בעמוד הגדרות ניהול הוצאות מקלידים את כתובת המייל שממנה תשלחו את צילומי ההוצאות. בברירת המחדל, כל מי שמורשה להתחבר אל העסק יכול לשלוח את ההוצאות לכתובת המייל, כך שלרוב ניתן לדלג על שלב זה.
   

   

2. שולחים מייל לכתובת שמוגדרת בהגדרות ניהול הוצאות ככתובת שאליה נשלחים צילומי ההוצאות, מתוך הכתובת שהגדרתם בסעיף הקודם.
   

   

3. אחרי השליחה, מסמכי ההוצאות שנשלחו במייל יופיעו בעמוד מודול ניהול הוצאות כטיוטות. בוחרים בסרגל הצד בכפתור "תיוק הוצאות טיוטה".
   

   

4. עוברים על פרטי ההוצאה ומשווים עם צילום החשבונית. מוודאים שהכל נכון, ושומרים כמסמך סופי בכפתור בתחתית העמוד (לרוב מומלץ ליצור מסמך "חשבונית ותשלום לספק").
   

   

5. בהגדרות מודול ניהול הוצאות, אם סימנתם V בצ׳קבוקס "שליחת אישור קבלת ההוצאה בדוא"ל חוזר", יישלח אליכם מייל (לכתובת שממנה נשלחו הצילומים) עם סטטוס העלאת הקבצים. במייל יופיע קישור שיוביל לעמוד תיוק הוצאות טיוטה כדי להשלים את תהליך תיוק ההוצאה.
   

   

הסריקה האופטית מזהה את הנתונים הבאים

• שם הספק/ית (או החנות) המופיע על החשבונית.

• מספר העוסק (ח.פ או עוסק מורשה).

• תאריך הפקת המסמך (תאריך הרכישה).

• מספר החשבונית (מסייע בתהליך הנהלת החשבונות).

• סיווג פריט ההוצאה (ציוד משרדי, כיבוד ועוד).

• סכום החשבונית.

• שמירת צילום החשבונית כחלק ממסמך ההוצאה שנוצר.

במידה והמערכת לא מצליחה לזהות נתון מסוים בחשבונית, היא תבחר נתון מסוים ותציג אפשרויות נוספות בבועה קטנה כדי שתוכלו לבחור את הנתון הנכון בקליק. אנחנו ממליצים לעבור על הנתונים ולוודא שהם נכונים לפני אישור סופי של ההוצאה, למרות שהמערכת מדויקת באחוזים גבוהים מאוד.