במסך קבצי הוצאות ניתן להוסיף הערות הקשורות למסמך שיגיעו ישירות להנהלת החשבונות, מה שמאפשר ניהול נוח ומדויק יותר של ההוצאות ושיפור תהליכי העבודה. את ההערות אפשר לצרף כבר בזמן שליחת צילום ההוצאה דרך WhatsApp, או להוסיף ידנית מתוך המערכת לאחר העלאת הקובץ.
הוספת הערה בצילום הוצאה שנשלח בווטסאפ
כששולחים צילום הוצאה לבוט של סאמיט ב־WhatsApp, אפשר להוסיף בהודעה גם טקסט. הטקסט יישמר כהערה ליד הקובץ במערכת.
למשל:
מצרפים תמונה של קבלה, ובאותה הודעה כותבים: "ציוד משרדי"
המערכת תקשר את ההודעה לקובץ ותציג את ההערה בשדה "הערות" במסך ההוצאות.
הוספת הערה מתוך המערכת
אם לא שלחתם טקסט יחד עם הקובץ, אפשר להיכנס לאחר מכן אל "הוצאות > קבצי הוצאות", ללחוץ על "עריכה" בשדה "הערות" ולכתוב את ההערה. המידע יישמר מיידית.
היכן רואים את ההערות?
במערכת:
תראו את ההערות בצמוד לכל קובץ במסך "קבצי הוצאות", וגם בטיוטת המסמך שתיווצר מהקובץ במידה ואתם עובדים עם מצב "ניהול הוצאות מלא".
אצל רואה החשבון:
אם רואה החשבון שלכם עובד עם סאמיט, הוא יראה את ההערות במסמכי ההוצאה שהוא מקבל מכם. ההערה נשמרת כחלק מהמידע על ההוצאה.
📣 שימו לב! כדאי לרשום הערות ברורות ומדויקות – הן עוזרות לשמור על סדר ולהסביר את הרכישות בצורה פשוטה.