מסך "התכתבויות פתוחות" מרכז את כלל ההתכתבויות הפעילות מול לקוחות בנוגע להוצאות שהוחזרו. לאחר שמחזירים הוצאה ללקוח מתוך מסך תיוק הוצאות, ההתכתבות שנוצרת בעקבות ההחזרה מופיעה במסך זה ומאפשרת לנהל את המשך התקשורת ישירות מתוך המערכת, ללא צורך במעבר לתיבת המייל.
החזרת הוצאה ללקוח
במסך תיוק הוצאות, ניתן להחזיר הוצאה ללקוח כאשר לא ניתן להכיר בה בשלב זה. לדוגמה: צילום לא ברור, מסמך לא מוכר לצורכי מס, הוצאה שאינה מוכרת, נדרש בירור נוסף ועוד.
בעת החזרת ההוצאה, נשלחת ללקוח הודעת דוא"ל הכוללת את סיבת ההחזרה והנחיות להמשך הטיפול. הלקוח יכול להשיב להודעה ולספק מסמכים או מידע נוסף בהתאם לצורך.
כל ההתכתבויות שנוצרו בעקבות החזרת הוצאות מרוכזות בתוך המערכת במסך התכתבויות פתוחות. המסך מאפשר לעקוב אחר כלל הפניות הפעילות ולוודא שכל הוצאה מטופלת עד לסיום התהליך.
צפייה בהתכתבות
בכל התכתבות ניתן לצפות במידע המלא הקשור להוצאה, לרבות:
הקבצים המצורפים.
היסטוריית ההתכתבות.
תוכן ההודעות שהוחלפו עם הלקוח.
ניתן להשיב ללקוח ולהמשיך את ההתכתבות ישירות מתוך המסך, ללא צורך במעבר לתיבת הדוא"ל. כל ההודעות נשמרות כחלק מהיסטוריית ההתכתבות, כך שניתן לשמור על רצף הטיפול ולנהל את כל התקשורת מול הלקוח מתוך מערכת SUMIT.
בנוסף, ניתן לבצע מתוך המסך מספר פעולות נוספות על ההוצאה:
העברה לתיוק - מחזירה את הקובץ למסך תיוק הוצאות, כך שניתן להמשיך את תהליך התיוק לאחר קבלת המידע או המסמך הנדרש מהלקוח.
מחיקה - מוחקת את הקובץ ואת ההתכתבות המשויכת אליו. לאחר המחיקה לא ניתן להמשיך את הטיפול בהוצאה.
העברה לארכיון - מעבירה את ההתכתבות לארכיון ומסירה אותה מרשימת ההתכתבויות הפתוחות. הקובץ עצמו אינו נמחק, והוא ימשיך להופיע במסך "קבצים שהוחזרו ללקוח/ה", כך שניתן יהיה לאתר אותו גם לאחר סיום ההתכתבות.
ניווט לקובץ - פותח את הקובץ המקושר להתכתבות, לצורך צפייה בפרטי ההוצאה.
חזרה לכל ההתכתבויות - מחזירה לרשימת כלל ההתכתבויות, כדי להמשיך בטיפול בפניות נוספות.
כך ניתן לבצע את כל תהליך הטיפול, החל מהחזרת ההוצאה ללקוח, דרך ניהול ההתכתבות וקבלת המידע הנוסף, ועד החזרת הקובץ לתהליך התיוק, מתוך מערכת SUMIT, ללא צורך במעבר בין מסכים או שימוש בתיבת הדוא"ל.