במסך תיוק ההוצאות, לאחר העלאת הקובץ לתיוק או בקליטת קובץ מצד הלקוח, מופעל מנגנון הזיהוי האוטומטי באמצעות OCR ,AI, או שיטת ZUGFRED. השיטות השונות מזהות את השדות החשבונאיים כגון מספר אסמכתא, תאריך, סכום, ומספר עוסק של הספק.
איזה נתונים המערכת מזהה?
המערכת יודעת לחלץ מהמסמכים את שדות המפתח הבאים:
מספר אסמכתא
תאריך
סכום
מספר עוסק של הספק
איך עובד תהליך הזיהוי?
העלאת הקובץ למסך התיוק או קליטה של הקובץ מצד הלקוח במערכת.
הקובץ עובר למסך "תיוק קבצים" בתיק הלקוח, והמערכת מריצה את מנגנון הזיהוי הנבחר על המסמך.
המערכת מחלצת את השדות החשבונאיים וממפה אותם לשדות התיוק.
בתיוק מסמך בפעם הראשונה (מכל ספק) מספר העוסק מזוהה אך לא ממופה לשדה "מספר עוסק" עד שייבחר סוג תנועה, בחירה בסוג התנועה מאפשרת למערכת להבין האם לזהות את מספר העוסק כספק או כלקוח.
לצורך זיהוי תקין יש לוודא שסוג התנועה מכיל חשבון מע"מ תשומות/ מע"מ עסקאות או שהוגדר בו פענוח אוטומטי לפי הוצאה או הכנסה.
אם מספר העוסק מזוהה, המערכת בודקת אם קיים כרטיס חשבון ספק מתאים ומשייכת אותו לתנועה.
אם לא קיים במערכת כרטיס המכיל את מספר העוסק, יוקם כרטיס חשבון חדש במערכת,
מה קורה כשהמערכת מקימה כרטיס חשבון אוטומטית?
המערכת קוראת את מספר העוסק מהמסמך.
אם לא קיים כרטיס תואם, המערכת יוצרת כרטיס חדש עם נתוני הספק המופקים מהמסמך.
לאחר שהכרטיס קיים ובמסך התיוק הוזן סוג התנועה, המערכת תשייך את סוג התנועה לכרטיס באופן אוטומטי.
מה ההבדל בין מנגנוני הזיהוי השונים?
במערכת קיימים שלושה מנגנוני זיהוי עיקריים, שכל אחד מהם נותן דגש שונה ברמת הזיהוי והדיוק:
1. AI (מנגנון מבוסס בינה מלאכותית)
מזהה שדות חשבונאיים במיקום חופשי במסמך, ומסוגל להבין הקשרים בין שדות.
יכול לזהות חשבון חובה, חשבון זכות וסוג התנועה באופן אוטונומי, בתנאים שבהם יש די נתונים להסקה.
מנגנון זיהוי ב-AI הוא בעל דיוק גבוה במסמכים שונים, אך דורש אימון/כוונון ראשוני עבור תבניות מסוימות, כלומר המערכת לומדת את התיוק עפ"י תנועות היומן שנוצרות ועם הזמן מנגנון התיוק משתפר לפי הקבצים בתיק.
2. OCR (זיהוי תווים אופטי)
מזהה טקסט במקום המדויק במסמך לפי תבנית, מתאים למסמכים עם פריסה עקבית.
יכול לחלץ במהירות שדות כשמבנה המסמך ידוע.
מנגנון זה הוא בעל מהירות ועקביות במסמכים בעלי תבנית קבועה, אך פחות עמיד לשינויים בעיצוב או במסמכים סרוקים באיכות נמוכה.
3. ZUGFRED (מנגנון מותאם תבניות)
מנגנון זיהוי המתמקד במיפוי לפי תבניות ספציפיות שנבנו מראש.
מתאים לארגונים שמקבלים מסמכים בפורמטים קבועים מאוד מהספקים שלהם.
מנגנון זיהוי באמצעות שיטת ZUGFRED הוא בעל רמת דיוק גבוהה מאוד במסמכים מוכרים אך דורש בניית תבניות ותחזוקה מתמשכת לתמיכה בספקים חדשים.
פתרון בעיות נפוצות בזיהוי
טעות בזיהוי מספר אסמכתא/תאריך/סכום: לבדוק את איכות הסריקה ולהעלות את הקובץ מחדש אם יש לכם איכות טובה יותר.
המערכת לא מזהה את מספר העוסק: יש להזין את מספר העוסק ידנית במסך התיוק או להעלות מסמך ברור יותר כדי לאפשר קריאה טובה יותר.
שימו לב!
המערכת בוחרת בעצמה את שיטת התיוק המתאימה ובהתאם למסלול בו העסק נמצא.
במסך התיוק תוכלו לראות על כל קובץ, באיזו שיטה הוא זוהה.
