רקע
כשמייבאים תיק הנהלת חשבונות פעיל ממערכת אחרת, או מקבלים תיק שטופל בעבר על ידי רואה חשבון או משרד הנה"ח אחר, יש סיכוי גבוה להיווצרות בלאגן – לא רק כי מישהו עשה טעות, אלא פשוט כי כל מערכת פועלת אחרת, ולכל משרד יש הרגלי עבודה משלו.
בלאגן כזה עלול להקשות מאוד על העבודה השוטפת במערכת סאמיט:
קשה למצוא כרטיסים רלוונטיים
נוצר בלבול בין לקוחות, ספקים או הוצאות
תנועות לא מדויקות או יתרות שגויות מצטברות
יש עומס מידע שמפריע להבין את התמונה האמיתית של התיק
המדריך הזה והדפים המקושרים אליו נועדו לעזור לכם לנקות, לסדר ולהתאים את התיק לצורת העבודה של המשרד שלכם – כך שיהיה קל, מהיר ונעים לעבוד איתו לאורך זמן.
אילו סוגים של בעיות יכולות להופיע?
כרטיסים כפולים או מיותרים
כרטיסי חשבון שנפתחו פעמיים או שאינם רלוונטיים, וסתם מעמיסים את הרשימה.שמות מבלבלים
לקוחות או ספקים שמופיעים בכמה גרסאות של שם, או עם שמות לא ברורים (כמו "לקוח 1").קבוצות או קודי מיון לא מסודרים
כרטיסים שמסווגים תחת קבוצות לא מתאימות, או שנמצאים בכלל מחוץ לטווח קודי המיון שקבעתם במשרד.תנועות חריגות או שגויות
תנועות מול כרטיסים לא פעילים, יתרות לא מאוזנות, או תנועות שמופיעות בתקופה לא נכונה.מסמכים סרוקים לא ממויינים
קבצים שהועלו ללא שם ברור, בלי תאריך או מיון לפי סוג.נתוני פתיחה לא מסודרים
בעיקר יתרות לא תואמות.
ועוד.
מה עושים?
בכל אחד מהנושאים האלו הכנו עבורכם דפי מידע ממוקדים, שמסבירים איך לזהות את הבעיה ואיך לטפל בה בקלות בתוך סאמיט.
איך לסמן כרטיסי חשבון לא פעילים
איך למזג כרטיסים כפולים
איך לסדר שמות של כרטיסים
איך למיין מסמכים סרוקים בתיק
עוד דפים יתווספו בקרוב – אפשר וכדאי לחזור לדף הזה מדי פעם.