חיסכון בנייר, תרומה סביבתית ויעילות מירבית – אלו הן רק חלק מהסיבות לעבור להפקת קבלה ירוקה באופן שוטף בניהול העסק. כיום קיימות מגוון אפשרויות להפקת קבלות ירוקות ומסמכים שונים המשמשים לניהול של העסק. זה לא עוד גימיק נחמד, אלא דרך חכמה לייעול תהליכים וניהול העסק בצורה דיגיטלית.
מה זו קבלה ירוקה?
קבלה ירוקה היא קבלה אשר מופקת בצורה דיגיטלית. היא למעשה מחליפה את השימוש בקבלה עשויה מנייר, והיתרון המהותי שלה שהיא מופקת, נשמרת ומתועדת באמצעים דיגיטליים.
הפקת קבלה ירוקה מתבצעת כאמור באופן דיגיטלי, והיא גם נשלחת אל הלקוח עם קבלת התשלום דרך המייל. שליחת הקבלה באמצעות מייל הופכת את כל התהליך ליותר פשוט עבור בעל העסק, ובמידה רבה גם ללקוח. בנוסף, תוכנות המציעות הפקה של קבלה ירוקה כוללות בתוכן גם אפשרות להפקת מסמכים דיגיטליים נוספים המשמשים את העסק: תעודות משלוח, הצעות מחיר וכן הלאה. הכל תחת קורת גג אחת.
למי מתאימה הפקת קבלה ירוקה?
קבלה ירוקה יכולה להיות מופקת על ידי כל סוגי העוסק, ובעיקר על ידי עסק המוגדר כעוסק פטור מבחינת מע"מ (ההגדרה לעוסק פטור היא עסק שההכנסה השנתית לא עולה על סכום הקבוע בחוק). עסק שמוגדר כעוסק מורשה יכול לעשות שימוש גם בשירות של חשבונית ירוקה. הקבלה מוגשת ללקוח לאחר קבלת התשלום על השירות או המוצר.
קבלות ירוקות הן אפשרות מצוינת לבעלי עסק קטן שרוצים לייעל את עבודתם ולעקוב בצורה מסודרת אחר קבלת התשלומים. בנוסף, עוסק פטור יכול ליהנות משירותים נוספים שתוכנות לניהול דיגיטלי מציעות לבעלי עסקים קטנים, הכל בהתאם לתוכנה הספציפית.
ויש גם לא מעט יתרונות
עוסקים פטורים רבים מתחבטים בשאלה האם לעבור לעבודה עם קבלות דיגיטליות. התשובה היא שדווקא בעלי עסקים קטנים יוכלו למצוא מגוון של יתרונות בשימוש בשירות זה. הנה כמה מהם:
עוד משהו לטובת כדור הארץ: גם אם נדמה לנו שמדובר בסה"כ בפיסת נייר קטנה אחת, כאשר מצרפים את כל הקבלות שעסק מנפיק במהלך שנה, מגלים שלמעשה זוהי כמות נכבדת. המעבר להפקת קבלה ירוקה מאפשר צמצום השימוש בנייר ומפחית את הנזק הסביבתי.
צמצום קלסרים מיותרים: על מנת חוק, עליכם לשמור תיעוד למשך 7 שנים של כל קבלה שהוצאתם. באמצעות קבלה דיגיטלית, הארכיון ישמר עבורכם בענן, ולא תצטרכו לבזבז שטח יקר בבית או במשרד על קלסרים וניירת.
שמירה על סדר ומעקב: באמצעות קבלות ירוקות ניתן לשמור בצורה יותר יעילה על הסדר בניהול הפיננסי של העסק. דווקא בקרב בעלי עסקים קטנים, שעל פי רוב לא נעזרים בשירותי ראיית חשבון על בסיס קבוע, המעקב הזה הוא חשוב מאין כמותו, ומפנה את בעל העסק לעבודה נטו.
יתרון מיתוגי: עוסק פטור המשתמש בשירותים של קבלות דיגיטליות ייראה תמיד יותר רציני ומהימן מבחינה מיתוגית, בשל החתימה הדיגיטלית והעובדה שהמסמך הוא מסמך שאינו כתוב בכתב יד. יש לכך חשיבות עצומה בייחוד עבור עסקים קטנים המעוניינים לצמוח ולהגדיל את קהל הלקוחות שלהם.
חיסכון בעלויות: נכון, יתכן וקיימות הוצאות יותר גדולות מבחינת העסק, אבל גם חלקן של הוצאות הטיפול בדואר אינו מבוטל. משלוח קבלות באופן דיגיטלי, מייתר את ההתעסקות בשליחתן של קבלות באמצעות דואר ובתוך כך גם מייעל את העבודה ומצמצם את הזמן בו מתעסקים בניהול אדמיניסטרטיבי של העסק.