זהו אחד המסמכים הפשוטים והנפוצים במערכת היחסים בין ספק ללקוח, ויחד עם זאת, קיימת אי בהירות לגבי השימוש בו. חשבונית עסקה או בשמה הנכון חשבון עסקה הוא מסמך המשמש דרישת תשלום מהעסק - ללקוח. להוצאת חשבונית מסוג זה יש יתרונות חשובים עבור עסקים קטנים וכדאי לדעת כיצד לעשות בה שימוש נכון ואפקטיבי עבור העסק וגם עבור הלקוח.

חשבונית עסקה הוא מסמך המהווה דרישת תשלום של עסק מלקוח. פעמים רבות חשבוניות עסקה נקראות גם חשבונית פרופורמה, דרישת תשלום או חשבון עסקה - כאשר המשמעות של מסמך זה נשארת זהה.

חשבונית העסקה מהווה תיעוד להסכמה בין שני הצדדים (העסק והלקוח) על המחירים והשירות או המוצר אשר סופקו על ידי בית העסק. תיעוד זה משמעותי הן עבור העסק המספק את השירות או המוצר והן עבור הלקוח, ומונע אי הבנות וחוסר בהירות לגבי העסקה. הפקת חשבונית עסקה, למרות השם המעט מטעה שלה, אינה מחייבת אוטומטית במס ואין לה פורמט הקבוע בחוק. ניתן להפיק אותה באופן עצמאי אך מומלץ להציג אותה על מסמך קבוע בפורמט אחיד, שאפשר ליצור על ידי תוכנות הנהלת חשבונות דיגיטלית.

כל ביצוע של עסקה מחויבת בדיווח לרשויות המס, כך על פי חוקי מדינת ישראל. בשל כך, יש להפיק חשבונית מס עבור אותה עסקה (או קבלה עבור עוסקים פטורים ועמותות). הוצאת חשבונית מס מחייבת את מי שהפיק אותה לשלם מס ערך מוסף עבור הפקתה (כחלק מתשלום מקדמות מע"מ). במצבים שונים, הספק נדרש להוציא חשבונית מס עוד לפני שבוצע התשלום בפועל. פעולה זו מחייבת את הספק (העסק) לשלם מס על סכומי כסף שטרם קיבל מהלקוח.

כדי להימנע ממצב זה, ניתן בהתאם להוראות הקבועות בחוק, לספק ללקוח חשבונית עסקה המהווה את התיעוד הדרוש, מבלי לשלם את המע"מ לפני שהתקבל התשלום.

כאמור, חשבונית העסקה מופקת על ידי העסק ונשלחת ללקוח. עסקים המוגדרים כעוסק פטור ממע"מ וגם עסקים המוגדרים בתור עוסק מורשה רשאים להנפיק מסמך זה. עסקים אשר מחזיקים במלאי של מוצרים, אינם רשאים להוציא חשבונית עסקה, ועל כן היא מיועדת עבור בתי עסק הנותנים שירותים שונים.

כדי להקל על עסקים קטנים, בוצע תיקון לחוק המע"מ אשר מגדיר עסקים מסוגים שונים, כעסקים שאסור ללקוחות שלהם לדרוש חשבונית מס (או קבלה) לפני ביצוע התשלום ומתן השירות. דרישה להפקת חשבונית במצבים אלה מוגדרת בתור עבירה פלילית.

בין העסקים שאין לדרוש מהם חשבונית מס לפני ביצוע תשלום נמנים:

היות והלקוח במקרים אלה אינו יכול על פי חוק לדרוש חשבונית מס לפני שבוצע התשלום, ניתן לספק הוכחה על העסקה ועל כך שהוסכמה בין הלקוח לבית העסק באמצעות הפקת חשבון עסקה.