ניהול עסק בהיבט הפיננסי שלו, מחייב הקפדה על סדר, ומעקב שוטף אחר הכנסות והוצאות. התנהלות שאינה מספיק יעילה גורמת לא פעם לטעויות, שניתן היה למנוע אם רק היינו עובדים בצורה יותר מסודרת. העולם הדיגיטלי נחלץ כאן לעזרתנו ומאפשר שימוש בשירות של הפקת חשבונית ירוקה. בעידן בו יותר ויותר בעלי עסקים זונחים את הפנקסים לטובת חשבוניות דיגיטליות, אז מה זה חשבונית ירוקה? אילו דברים ניתן לעשות במסגרת שירות זה וגם כיצד היא יכולה לתרום לניראות שלנו מול הלקוחות?
חשבונית ירוקה - מה זה אומר בכלל?
חשבונית ירוקה היא שירות המוצע על ידי חברות שונות המתמחות בכך, המאפשר ניהול חשבונות ממוחשב באופן עצמאי. שירות זה מאפשר באמצעות תוכנה ייעודית, שליחה של חשבוניות ירוקות ללקוח, כמו גם מסמכים נוספים המשמשים לעבודה העסקית השוטפת (כדוגמת קבלות, תעודות משלוח או הזמנות עבודה). התוכנה מבצעת את השליחה ללקוח באמצעים וירטואלים (מייל, הודעת טקסט) ומבלי לעשות שימוש בנייר – ומכאן שמה. ניתן לעקוב אחר מסמכים שנשלחו, לוודא שהלקוח קיבל אותם ולשמור תיעוד של כל מסמך בצורה ממוחשבת.
הפקת חשבוניות ירוקות ופונקציות נוספות
הפעולה של הוצאת חשבונית ירוקה היא אחת מהפונקציות שמציעה תוכנה מסוג זה. למעשה, באמצעות תוכנות להפקת חשבונית ירוקה ניתן לשלוח חשבונית זיכוי, דרישות תשלום, חשבונות עסקה, תעודת משלוח, טופס הזמנת עבודה ועוד. כל תוכנה מציעה סט שלם של שירותים דיגיטליים שניתן לבצע דרכה, כאשר הפעולות הבסיסיות יהיו לרוב הפקת חשבונית מס, קבלות וחשבונית מס/קבלה.
שירותים דיגיטליים להפקת חשבוניות כמו גם מסמכים אחרים, מאפשרים תחת קורת גג אחת לנהל מגוון של פעולות שוטפות של העסק. לא רק חברות גדולות או עסקים ותיקים יכולים לעשות שימוש בשירות זה, אלא גם עסקים קטנים יהנו מהשימוש ומהסדר שייכנס אל שגרת הניהול העסקי שלהם.
כל הסיבות לבחור בחשבונית ירוקה
למען הסביבה, למען המיתוג העסקי או למען הכיס – הנה כמה מהיתרונות שבשימוש בחשבונית ירוקה:
לא סתם היא ירוקה: השם נגזר מהיתרון המהותי של השירות - העובדה שהשימוש בה הוא יותר ידידותי לסביבה וחוסך שימוש בפנקסי נייר. נסו לחשב כמה פנקסי נייר וניירות שונים יכולים היו להיחסך בשימוש בחשבונית דיגיטלית.
מיתוג: חשבונית ירוקה נשלחת עם לוגו העסק ופרטיו בצורה מסודרת ואחידה. הדבר תורם בהחלט למיתוג של העסק כרציני ומתקדם.
יעילות היא שם המשחק: אנו שואפים להיות יותר יעילים בעבודתנו כל העת. הוצאת חשבונית ירוקה מוסיפה סדר וארגון לניהול העסק. כאשר כל הנתונים הפיננסיים ממוחשבים – יותר קל לשמור על הסדר וגם לעקוב בצורה יעילה אחר פרויקטים ותשלומים.
מספר פונקציות תחת קורת גג אחת: תוכנות להפקת חשבונית ירוקה מאפשרות גם הפקתם של מסמכים שונים כדוגמת הזמנת עבודה, תעודת משלוח ועוד. כאשר הכל מופק מאותו המקור, אין צורך להשתמש במספר פנקסים שונים לתיעוד כל פעולה שבוצעה וכך ניתן להימנע מטעויות. חלק מהתוכנות גם מספקות אפליקציה למכשירים ניידים, על מנת לאפשר הוצאת חשבונית ירוקה גם כשאינכם במשרד.
חיסכון בהוצאות: עבור מי שעוד לא עבר לשימוש בחשבוניות ירוקות, נדמה שההוצאות החודשיות על דיוור הן זניחות. למעשה – בולים, מעטפות, דואר רשום, כל אלו מסתכמים ללא מעט כסף, שנחסך באמצעות שימוש באמצעים דיגיטליים אלה.
