בעיות נפוצות בתיוק קבצים

אם חישוב המע"מ בתנועה בעת תיוק הוצאות נראה לא תקין, ייתכן שההגדרה של סוג התנועה לא מעודכנת.

יש להיכנס אל הגדרת סוג התנועה ולוודא שהוא כולל את אחוז המע"מ הנכון.
במקרים מסוימים מדובר בשימוש בטעות בסוג תנועה ישן שבו מוגדר אחוז מע"מ שגוי.
להסבר על עדכון סוג התנועה לאחוז המע"מ העדכני, ניתן לקרוא כאן »

לעיתים הלקוח שולח קבצי הוצאות באמצעות הבוט ב- WhatsApp, אך בפועל ההוצאות אינן מופיעות כממתינות לתיוק בתיק הנהלת החשבונות. במצב כזה חשוב להבין האם מדובר בבעיה בקליטת הקבצים או בחיבור שגוי של מספר הווטסאפ לעסק.

בשלב הראשון יש לוודא מול הלקוח שהשליחה עצמה הצליחה. בשליחה ב- WhatsApp הלקוח צריך לראות סימון V ירוק על כל קובץ שנשלח. אם אין חיווי כזה, סביר שהקבצים לא נקלטו כלל במערכת.
יש להשלים את הרשמת המספר למול העסק בו אנו מצפים שההוצאות ייקלטו.
להסבר על השלמת הרישום, לחצו כאן »
​

בשליחה ב WhatsApp ייתכן מצב שבו ללקוח קיימים שני עסקים במערכת. זה יכול לקרות כאשר הלקוח מנהל שני עסקים נפרדים או שני מותגים, אך הסיבה הנפוצה יותר היא שהלקוח פתח עסק במערכת בעצמו, ולאחר מכן המייצג הקים עבורו עסק נוסף שמחובר לתיק הנהלת החשבונות.

במצב כזה, מספר הווטסאפ של הלקוח יכול להיות מחובר רק לעסק אחד. לעיתים קרובות הוא מחובר לעסק שהלקוח הקים בעצמו, ולא לעסק שהמייצג יצר ושמחובר לתיק במשרד. לכן הלקוח מקבל חיווי שהקבצים התקבלו, אך בפועל הם מועברים לעסק אחר, שלמייצג אין אליו גישה.

ניתן לזהות מצב זה אם נכנסים אל העסק של הלקוח ובודקים תחת "הגדרות > משתמשים והרשאות > מספרים מורשים לשליחת הוצאות". אם מספר הווטסאפ של הלקוח אינו מופיע שם, סימן שהוא מחובר לעסק אחר.

במצב כזה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. יש לחבר את מספר הווטסאפ לעסק הנכון, בהתאם להנחיות המופיעות כאן »
אם במהלך חיבור מספר הווטסאפ מתקבלת שגיאה שהמספר כבר מחובר לעסק אחר, יש לפעול לפי ההנחיות פה »
2. לאחר מכן, על הלקוח או על המייצג להעביר את כל ההוצאות שכבר הועלו לעסק השני שאינו בשימוש אל העסק הנכון שמחובר לתיק אצל המייצג. חשוב גם לבדוק אם קיימות שם הוצאות נוספות או הרשאות משתמשים שאינן קיימות בעסק הפעיל.

לאחר שכל החומר הועבר לעסק הנכון, יש למחוק את העסק המיותר.
השלבים המלאים לביצוע פעולת המחיקה, מוסברים כאן »

במידה ואם מעוניינים לרשום תנועה מורכבת עבור חשבונית מס קבלה אך שדה חשבון קופה/בנק חסום לעריכה, יש לוודא שהתנועה רשומה נכון, בהתאם למוסבר כאן »

במקרים בהם בהגדרות התיק מוגדר ששדה לרישום אסמכתא להוצאות יהיה "אסמכתא 2" ובתיוק מספר האסמכתא נרשם בשדה "אסמכתא 1", מומלץ לבדוק את "סוג החשבון" המוגדר בכרטיסי החשבון בסוג התנועה איתו השתמשתם.

כאשר לדוגמא בסוג תנועה עבור תנועת הוצאות מוגדר חשבון נגדי מסוג לקוחות, המערכת משייכת את האסמכתא ל"אסמכתא 1" המוגדר כברירת מחדל עבור חשבון מסוג לקוחות.

כדי לפתור את הבעיה, יש לעדכן את כרטיסי החשבון המוגדרים בסוג התנועה כך שסוג החשבון יהיה ספקים או חוז כללי, בהתאם לצורך.

במקרים מסוימים, בעת העתקת טקסט בעברית מקובץ PDF והדבקתו בשדות בתהליך תיוק קבצים, ייתכן שסדר המילים יופיע הפוך.

חשוב להבהיר כי מערכת SUMIT אינה משנה את סדר המילים בטקסט המועתק במהלך תיוק הקבצים. תופעה זו עשויה לנבוע מהאופן שבו הטקסט נשמר בקובץ ה-PDF או מהתוכנה שבאמצעותה הקובץ נוצר.

יש להעתיק את אותו הטקסט מקובץ ה-PDF ולהדביק אותו בתוכנה אחרת, מחוץ למערכת SUMIT, למשל בפנקס הרשימות (Notepad).

אם הטקסט מופיע הפוך גם בתוכנה האחרת, המשמעות היא שהשיבוש אינו נגרם מתהליך התיוק במערכת SUMIT. במקרה כזה, מומלץ לפנות לגורם שיצר את קובץ ה-PDF או לתמיכה של התוכנה שבה הופק הקובץ.

אם הטקסט מועתק בצורה תקינה בתוכנות אחרות, אך מופיע הפוך רק בעת הדבקתו במערכת SUMIT, ניתן לפנות לצוות התמיכה לצורך בדיקה נוספת.

כאשר מתקבלת במסך תיוק קבצים השגיאה "שגיאה בשדה 'מספר עוסק': יש להזין ערך במבנה מספר שלם", יש לבדוק את הערך שהוזן בעמודת "מספר עוסק" בשורת התנועה ולתקן אותו במידת הצורך.
​

אם העמודה אינה מוצגת, יש להוסיף אותה באמצעות גלגל השיניים שמשמאל לשורת התנועה, ולאחר מכן להזין את מספר העוסק הנכון.