מודול "יצוא לחשבשבת" מאפשר יצוא אוטומטי או ידני של נתונים חשבונאיים (תנועות יומן ואינדקס חשבונות המכילים חשבוניות, לקוחות ומוצרים/שירותים) בפורמט חשבונאי (movin.dat ו-hashin).

את נתוני היצוא המייצג/ת טוענ/ת לתוך תוכנת הנהלת החשבונות על מנת לבצע את הנהלת החשבונות.
המודול חוסך כמות זמן אדירה בתהליכי התקשורת בין הארגון לבין משרד הנהלת החשבונות וחוסכת טעויות הקלדה.

למה אני צריכ/ה את יצוא לחשבשבת?

יצוא אוטומטי לחשבשבת ישירות למייל של מנהל/ת החשבונות שלכם זו שיטה טובה מאוד להעברת הנתונים למשרד הנהלת החשבונות שלכם. זו שיטה שחוסכת זמן ומנהלי חשבונות אוהבים להשתמש ביכולת הזו, במיוחד בארגונים עם נפח פעילות גבוה.

מנהלי חשבונות יכולים גם להתחבר ישירות לארגון שלכם על מנת לייצא את הנתונים בצורה שנוחה להם. לקריאה נוספת על חיבור מנהלי החשבונות למערכת, לחצו כאן.

באמצעות המודול ניתן לייצא נתונים לחשבשבת וכמעט כל תוכנה אחרת, שכן רוב התוכנות תומכות בפורמטים השונים של חשבשבת - השיטה הגמישה, השיטה המפורטת או השיטה המקוצרת.

איך משתמשים ביצוא לחשבשבת?

מתוך מודול היצוא לחשבשבת, ניתן לבצע את היצוא, ולהגדיר את ההגדרות הראשוניות הנדרשות.

  1. כניסה למודול יצוא לחשבשבת.

  2. הגדרת סוגי התנועות ומפתח חשבון מע"מ.
    מתוך מודול יצוא לחשבשבת, לוחצים על "פעולות נוספות (...) > הגדרות סוגי תנועות".

  3. הגדרת שיטת בחירת מפתחות החשבונות.
    מתוך מודול יצוא לחשבשבת, לוחצים על "פעולות נוספות (...) > מפתחות חשבון".

השיטה המומלצת לעבודה עם היצוא היא באמצעות שליחת מייל אוטומטי.
ניתן להפעיל אפשרות זו באמצעות הקלדת כתובת מייל בהגדרות המודול.

מייצאים ידנית?

ישנה אפשרות לייצא לפי תאריכים פשוט. כך נהוג בעולם החשבונאי, אבל אנחנו ממליצים אחרת.

מומלץ להכיר שלוש פונקציות משמעותיות שעוזרות לכם לייצא רק את מה שאתם צריכים. כל הנתונים ליצוא מסומנים כ-"חדשים" או "ישנים".

  1. יצוא מסמכים חדשים בלבד: פשוטו כמשמעו, רק נתונים שלא סומנו בעבר כ"ישנים" יתקבלו ביצוא.

  2. סימון המסמכים כמסמכים ישנים: אם אפשרות זו מסומנת, כל הנתונים שעוברים יצוא יסומנו כ"ישנים" על מנת שלא תייצאו אותם שוב בפעם הבאה.

  3. פתיחת תקופה ליצוא מחדש: כפתור בסרגל הפעולות שמאפשר למחוק סימון מסמכים כ"ישנים".

סימון האפשרות של "יצוא מסמכים חדשים בלבד" + "סימון המסמכים כמסמכים ישנים" מאפשרת לכם לייצא תמיד נתונים שנתיים, ולקבל רק את הנתונים הרלוונטיים בקלות.

דוגמאות לשימוש ביצוא לחשבשבת

הגדרת מפתחות

הבסיס של פעולת היצוא לחשבשבת פועל באמצעות "מפתח חשבון". מפתח החשבון הוא מספר מזהה ייחודי של כל רכיב חשבונאי העובר בין המערכת לבין רואה החשבון (מסמך חשבונאי, מוצר/שירות, לקוח/ה, קופה).
מפתח החשבון מאפשר לתוכנת הנהלת החשבונות לשמור על סדר ולשייך כל תנועה חשבונאית לרכיב המתאים בצורה עקבית.
לדוגמא, מפתח חשבון ללקוח/ה, מאפשר שיוך שתי קבלות לאותו לקוח/ה, באם הן יצאו לאותו לקוח/ה במערכת SUMIT.

בחירת שיטת מפתחות חשבון

בגדול, יש ארבע אפשרויות לניהול מפתחות החשבון. מומלץ להתייעץ על השיטה עם גורם מוסמך.

  1. מפתחות אחידים. בשיטה זו, בהנהלת החשבונות שלכם לא ינהלו כרטיס נפרד לכל לקוח/ה, אלא ינהלו כרטסת לקוחות כללית, לא ינהלו כרטיס נפרד לכל פריט הכנסות או הוצאות, אלא תהיה כרטסת כללית להכנסות וכרטסת כללית להוצאות.

  2. מפתחות אוטומטיים. בשיטה זו, מגדירים את המספור הראשוני שיינתן לכל אחד מהרכיבים שדורשים מפתח.
    כאשר המודול יתבקש לייצר קובץ יצוא, הוא ימספר את כל הרכיבים ביצוא שעדיין לא קיבלו מפתח.

  3. מפתחות ספציפיים. בשיטה זו משתמשים כאשר כבר מוגדרים מפתחות לרכיבים השונים. במקרה זה יש להזין את המפתחות בכרטיסים הרלוונטיים.

  4. שילוב בין שיטת המפתחות האחידים והספציפיים. בשיטה זו, בהנהלת החשבונות שלכם ינהלו כרטיס נפרד ללקוחות מסוימים (לדוגמה - לקוחות עם תנועות חשבונאיות בסכומים גבוהים), ולשאר הלקוחות - ינוהל חשבון אחיד.

בכל מקרה, יש צורך לתת מפתח לכרטיס מע"מ (רלוונטי רק עבור ארגונים החייבים במע"מ).

האם מצאת את התשובה שלך?