מודול ניהול תצוגות במערכת מאפשר לבנות דוחות שמרכזים מידע עסקי בצורה פשוטה וברורה. הדוחות נועדו לתת תמונת מצב מסכמת על נתונים מתוך המערכת, כמו הכנסות, לקוחות, מוצרים ותנועות כספיות, תוך קיבוץ וחישוב אוטומטי של הנתונים לפי חתכים שונים.
תצוגות בסיסיות במערכת מציגות מידע בצורה טבלאית, כאשר כל שורה מייצגת כרטיס וכל עמודה מייצגת שדה. תצוגת סיכום לעומת זאת מאפשרת לבצע קיבוץ וחישוב של הנתונים, בדומה ל-Pivot, וכך לקבל תמונה מרוכזת שמיועדת לניתוח ולא רק לצפייה ברשומות.
התקנת המודול
כדי ליצור דוח סיכום יש להתקין את מודול ניהול תצוגות, הזמין במסלול התחלה ומעלה. לאחר ההתקנה נכנסים למודול ובוחרים באפשרות "פעולות נוספות (...) > יצירת תצוגת סיכום". פעולה זו פותחת את מסך בניית הדוח.
יצירת הדוח
במסך הגדרת הדוח מגדירים את מקור הנתונים ואת מבנה התצוגה. בשלב הראשון בוחרים את התיקייה שעליה יתבסס הדוח. כל דוח במערכת בנוי על תיקייה מרכזית אחת שממנה נשלפים כל הנתונים הרלוונטיים.
מבנה הדוח בנוי משלושה רכיבים מרכזיים: שורות, עמודות ושדה סיכום.
השורות - קובעות את הפילוח הראשי של הנתונים, ומשמשות לחלוקה העיקרית של הנתונים, למשל לפי לקוחות או מוצרים.
העמודות - מוסיפות חיתוך נוסף כמו זמן או קטגוריות. לדוגמה, חודשים או שנים.
שדה הסיכום - קובע איזה ערך יחושב ויוצג, למשל סכום או כמות.
שימו לב! מערכת הנתונים מבוססת על היררכיית תיקיות וכרטיסים. כל תיקייה מכילה כרטיסים וכל כרטיס כולל שדות שונים. חלק מהשדות הם פנימיים לתיקייה עצמה וחלקם מקושרים לתיקיות אחרות. בעת בניית דוח סיכום ניתן להשתמש רק בשדות שנמצאים בתוך התיקייה שנבחרה לדוח.
הגדרות ופונקציות
ניתן לקבוע קיבוץ לשדות תאריך לפי חודש, רבעון, חציון או שנה. מוסיפים את שדה התאריך ולאחר מכן בוחרים בהגדרות השדה את אופן הקיבוץ הרצוי.
ניתן להסיר שדות מהתצוגה באמצעות לחיצה על שם השדה בחלון הגדרות הדוח והסתרה.
שדות מסוג סיכום מאפשרים בחירה בין חישוב סכום, כמות, ממוצע או אפשרויות נוספות בהתאם לצורך.
ניתן להוסיף טקסט מקדים שיופיע בראש הדוח בכל כניסה אליו. מומלץ לכלול הסבר קצר על מהות הדוח ומה הוא מציג.
ניתן לבחור האם להציג טבלה בלבד, גרף בלבד או שילוב של שניהם. בבחירה של גרף ניתן לבחור האם להציג גרף עוגה, גרף קווים או גרף עמודות.
ניתן להגדיר הצגת כרטיסים מתיקיות יורשות.
כאשר עמודות מייצגות תאריכים ושורות מייצגות מספרים ניתן להציג השוואת נתונים שמראה שינוי לאורך זמן.
ניתן להסתיר ערכים השווים לאפס.
ניתן לקבוע טעינה מלאה של כל הנתונים בכל כניסה לדוח.
בדוח עצמו ניתן להוסיף פילטרים שונים. הפילטרים מאפשרים לצמצם את המידע המוצג בזמן אמת, כך שניתן להתמקד רק בנתונים רלוונטיים כמו טווח תאריכים, לקוחות מסוימים או ערכים מעל סף מוגדר.
בכפתור "פעולות נוספות (...)" ניתן לייצא את הדוח בפורמטים שונים או להדפיס אותו.
שמירת הדוח
בכל שינוי בדוח מופיעה בתחתית המסך אפשרות לשמירה. חשוב לשמור את הדוח כדי שניתן יהיה לחזור אליו בעתיד. מומלץ לתת שם ברור שמסביר את מהות הדוח.
בכל שינוי כמו הוספת פילטר או שינוי שדות ניתן לשמור עדכון דרך שורת השמירה בתחתית המסך. את הדוחות השמורים ניתן למצוא בלחיצה על כותרת הדוח בתפריט או במסך "דוחות > הדוחות שלי".
דוגמה לדוח
עסק שמוכר קורסים רוצה לראות אילו קורסים נמכרו בחודשים מרץ אפריל ומאי 2026 ומה סכום המכירה בכל חודש ובסך הכול.
הדוח מבוסס על תיקיית הכנסות. נוסף שדה שורה שמציג את שם המוצר או השירות מתוך נתוני ההכנסות בשדה "שורות הכנסות > מוטב או מחויב > שם המוצר/השירות".
נוספה עמודת תאריך שמקובצת לפי חודש.
נוסף שדה סיכום שמציג את סכום התצוגה.
הדוח מסכם את ההכנסות המוצגות:
