ניהול צוות המשרד נועד לאפשר לעובדי המשרד לקבל הרשאה לניהול תיקי הלקוחות.

הוספת חברי צוות חדשים

במודול הנהלת חשבונות לוחצים בסרגל הצד על "כל התיקים > ניהול צוות משרד".

במסך זה תוכלו להוסיף משתמשים נוספים שיקבלו גישה למודול הנהלת חשבונות וכל מה שיש בה.

ניתן גם להסיר משתמשים מהמשרד, על ידי הכפתור האדום בשורה של כל משתמש/ת.

הרשאות רחבות יותר לצוות המשרד

צירוף משתמש/ת בשיטה שתוארה קודם נותן למשתמש/ת גישה להנהלת חשבונות בלבד.

במידה ויש צורך להוסיף משתמש/ת לכל המשרד (לניהול גבייה דרך המערכת ולכל צורך אחר), יש לעשות זאת דרך הגדרות ניהול משתמשים בעסק. ניתן לקרוא כאן על איך עובדות ההרשאות במערכת »

הגדרת סיסמה לתיק

במקרים מסוימים, יש צורך להגביל את הגישה לתיק מסוים, כך שלא כל מי שמוגדר כצוות המשרד יוכל לצפות בנתוני התיק.

על מנת להגביל את הגישה לתיק, ניתן לקבוע סיסמת התחברות לתיק, באמצעות כניסה אל התיק הרלוונטי > הגדרות תיק > הגדרות מתקדמות > כניסה לתיק עם סיסמה.

לאחר הזנת הסיסמה בהתחברות לתיק, התיק יהיה פתוח עבור המשתמש/ת למשך 4 שעות.

לתשומת הלב, משתמשים עם הרשאת מנהל/ת בעסק הראשי של הנהלת החשבונות - לא יידרשו בהקלדת הסיסמה, ויוכלו להתחבר אל התיק ללא כל הגבלה.

הערה על אבטחת מידע

משיקולי אבטחת מידע, כאשר אריאל (לקוחה לדוגמה) נותנת הרשאה לנועם (מנהלת חשבונות במשרד א.א הנהלת חשבונות, לדוגמה), רק נועם תקבל את ההרשאה לחשבון של אריאל, ולא כל הצוות של א.א. הנהלת חשבונות.

בשביל שכולם יקבלו את ההרשאה, צריך לקרות אחד משלושה דברים.

  1. נועם תפתח לאריאל תיק במודול הנהלת חשבונות של א.א. הנהלת חשבונות.

  2. נועם תיכנס אל ניהול צוות המשרד ותגדיר לעצמה "שיוך אוטומטי". כך היא אומרת בעצם שכל הרשאה שמגיעה אליה היא הרשאה עבור א.א חשבונות. זו הגדרה שעושים רק פעם אחת*.

  3. נועם תיכנס תחת הנהלת חשבונות אל "ארגונים ללא הנה"ח", ושם תמצא את החשבון של אריאל, ותחת הפעולות הנוספות, היא "תשייך" את החשבון של אריאל אל המשרד.

בתוך מסך ניהול צוות המשרד, ניתן לראות עבור כל חבר/ת צוות במשרד את כמות החשבונות שיש לו/לה הרשאה אליהם, ואין הרשאה למשרד כולו.

איך כל זה קשור לאבטחת מידע? הרי אתם יכולים להוסיף כל משתמש שתרצו לצוות המשרד שלכם. תוכלו גם להוסיף רואה חשבון מתחרה. אם לא היינו מסבכים קצת את התהליך, אחרי שהוספתם את המתחרה, כל הרשאה שהוא יקבל, תגיע גם אליכם. לכן כל מי שבצוות המשרד חייב/ת לאשר למערכת לתת הרשאות אוטומטיות.

ולכן גם הכוכבית:

*כמובן שבמקרה שנועם עובדת עם אותו משתמש בכמה משרדים כפרילאנסרית, לא מומלץ להגדיר שיוך אוטומטי!

האם מצאת את התשובה שלך?