במודול ניהול הוצאות תוכלו ליצור כמה סוגי מסמכים לאורך כל תהליך ההתקשרות עם הספקים, משלב קבלת המסמכים, לתיעוד במערכת ולמעקב אחרי תשלומים צפויים.
כדי לבחור את סוג מסמך ההוצאה שנרצה להפיק, נברר:

  • אם התקבלה חשבונית מהספק/ית?

  • אם בוצע תשלום כנגד החשבונית?

  • אם בוצע תשלום אבל טרם נשלחה חשבונית?

את מסמך ההוצאה ניצור באמצעות לחיצה על "ניהול הוצאות > יצירת מסמך הוצאה".

דרך מומלצת לניהול ההוצאות כוללת העלאת קובץ מסמך ההוצאה ותיוק הוצאות מהיר במסך תיוק הוצאות שמבצע סריקה אופטית אוטומטית (OCR).

חשבונית ותשלום לספק/ית

המסמך שמומלץ לעבוד איתו, כי הפקתו חוסכת הפקת מסמכי תיעוד תשלום ותיעוד הוצאה בנפרד.
הוא כולל תיעוד של הוצאה ותיעוד של התשלום ביחד: פרטי הספק/ית, פריטי ההוצאה ופרטי התשלום, ויוצר תיעוד מלא של ההוצאה והתשלום במערכת.

מפיקים אותו כשמתקבלת חשבונית מהספק/ית וכבר בוצע תשלום עבורה. למשל בקנייה בחנות, כשמשלמים ומקבלים חשבונית, או כשרוכשים ציוד או סחורה מספק/ית ומשלמים לו באותו רגע כנגד חשבונית.

חשבונית ספק/ית

מסמך שכולל את פרטי התשלום (כולל פרטי הספק/ית) אבל לא את פרטי ההוצאה, ועוזר לעקוב אחרי תשלום שבוצע לספק/ית, אבל עדיין לא התקבלה עליו חשבונית.
תאריך התשלום בד"כ יהיה שונה מהתאריך המופיע על החשבונית, ואי אפשר להסתפק בהפקת מסמך אחד ולכן במקרה זה יש לתעד את ביצוע התשלום באמצעות מסמך זה.

את מסמך חשבונית ספק/ית מפיקים כשביצעתם תשלום לספק/ית, אבל עוד לא קיבלתם את החשבונית, או אם קיבלתם חשבונית והפקתם מסמך חשבונית ספק/ית שעוד לא תיעדתם את תשלום שלה.

תיעוד תשלום לספק/ית

מסמך שכולל את פרטי ההוצאה, אבל לא את פרטי התשלום. הוא מתאים לעסקים שמשלמים לספקים ב"שוטף +". מתקבלת חשבונית אבל התשלום אחרי זמן מסוים (בהתאם להסדר מול הספק/ית). הפקת המסמך מכניסה את ההוצאה למערכת ומאפשרת לכם לעדכן את תנאי התשלום ותאריך הפירעון הצפוי.

את מסמך חשבונית ספק/ית מפיקים אחרי שקיבלתם חשבונית מהספק/ית אבל עוד לא שילמתם לו, או במקרה ששילמתם ותיעדתם קודם עם מסמך חשבונית ספק/ית, ועכשיו אתם יוצרים תיעוד של ההוצאה.

בקשת תשלום מספק/ית

מסמך פנים ארגוני (לא חשבונאי) שעוזר לתעד את התשלומים הצפויים לספקים ולנהל את ההוצאות השוטפות בארגון. מסמך בקשת תשלום מספק/ית יוצר רשימת תשלומים לספקים, והוא מופק לפני התשלום לספק/ית. מרגע זה הוא מתועד כהוצאה צפויה ונכנס לרשימת המתנה לתשלום לספק/ית. אחרי יצירת המסמך תוכלו להמיר אותו למסמך הוצאה חשבונאי.

מפיקים את המסמך אחרי שמקבלים מהספק/ית דרישת תשלום או חשבונית, אך לפני שהתקבל מסמך חשבונאי רשמי וביצוע התשלום בפועל.

האם מצאת את התשובה שלך?