במידה ומשרד הנהלת החשבונות שלכם עובד במערכת SUMIT לניהול תיק הנהלת החשבונות של העסק שלכם, ובמידה ותיק הנהלת החשבונות שלכם מתנהל כהנהלת חשבונות כפולה, צוות המשרד יכול לפתוח עבורכם את היכולת לבצע השלמת תיעודי הוצאות בצורה נוחה ויעילה.
בעבודה על תיק הנהלת חשבונות כפולה, צוות המשרד מבצע עבודה שוטפת של התאמות בנקים וכרטיסי אשראי. במסגרת עבודה זאת הם בודקים את כל שורות הבנק וכרטיסי האשראי שלכם ומוודאים שיש מסמך חשבונאי מתאים מול כל שורה שרואים בבנק או בכרטיס האשראי.
במידה והם רואים שורות בנק/כרטיסי אשראי של הוצאות שחסרה עדיין חשבונית ספק מתאימה עבורן, הם יכולים לבקש מכם לשלוח אליהם את חשבונית הספק המתאימה כדי לסגור מולה את ההתאמה.
מערכת סאמיט מאפשרת לכם לראות את הפערים בצורה נוחה ולהעביר ביעילות את כל חשבוניות הספק החסרות ישירות ממסך ייעודי של "השלמת הוצאות".
לכניסה למסך יש להכנס אל "פורטל הנהלת חשבונות > השלמת הוצאות".
בכניסה למסך זה תראו את רשימת כל הספקים הפתוחים שיש עבורם חוסרים של חשבוניות ספק. תחת כל ספק תראו את רשימת ההוצאות החסרות שלו, עם פירוט של תאריך התשלום, סכום והפירוט כפי שהופיע באתר הבנק או חברת כרטיס האשראי.
לצד כל שורה של הוצאה חסרה מופיע כפתור "העלאת הוצאה" שמאפשר להעלות צילום של חשבונית הספק ולהעביר אותו בקלות להנהלת החשבונות.
בלחיצה על הכותרת של כל ספק, תוכלו לעבור אל כרטסת הספק בצד הנהלת החשבונות של העסק ולראות את פירוט התנועות שנקלטו בהנהלת החשבונות שלכם עד היום בכרטיס של אותו ספק.
⚠️חשוב: עם העלאת קבצי ההוצאות החסרים, הקבצים מועברים באופן אוטומטי על ידי המערכת אל משרד הנהלת החשבונות שלכם לביקורת ותיוק.
תהליך התיוק יכול לקחת מספר ימים, בהתאם לשיטת העבודה של משרד הנהלת החשבונות שלכם. בימים אלו ייתכן ועדיין תראו במסך את אותה רשימה של הוצאות חסרות, למרות שכבר העליתם את הקבצים החסרים.
רק עם סיום קליטת הקבצים בתיק על ידי צוות המשרד תוכלו לראות שהשורות הרלוונטיות הוסרו מרשימת ההוצאות החסרות.