כולנו מכירים את זה.
אחרי דיווח מע"מ, מקדמות וניכויים, חשוב לשלוח אל הלקוח/ה את הסכומים, בין אם כדי לקבל אישור סופי לפני התשלום, או פשוט כדי שלא יהיו הפתעות בחשבון הבנק.
כדי להקל על כך, המערכת מציעה באופן אוטומטי לשלוח עדכון אל הלקוחות, מיד לאחר סגירת הדיווחים.
ניתן גם לבצע את שליחת העדכון באופן ידני, באמצעות לחיצה על "דיווח מע"מ > היסטוריית דיווחים > לחיצה על הדיווח הרלוונטי > עדכון הלקוח/ה על התשלום".
המערכת מגיעה עם הודעה אוטומטית. במידת הצורך, ניתן לקבוע את ההודעה שתשלח אל הלקוחות באמצעות כניסה את "הגדרות > הנהלת חשבונות > תבניות טקסטים > תבנית עדכון תשלום לרשויות".
כחלק מההודעה, ניתן להשתמש בפרמטרים דינמיים. פרמטר דינמי מאפשר לכם לכלול בכל הודעה שתשלח ללקוח/ה טקסט מותאם אישית לפי הפרטים של אותו תיק.
ניתן להשתמש בפרמטרים הדינמיים הבאים:
{שם המשרד} - שם משרד הנה"ח.
{שם התיק} - שם התיק במשרד.
{שם הלקוח/ה} - שם הלקוח/ה כפי שהוא היה מוגדר בניהול לקוחות.
{תקופת הדיווח} - התקופה בגינה נשלח העדכון. לדוגמה: ינואר-פברואר 2025.
{סכום עסקאות חייבות} - סכום העסקאות החייבות בדיווח מע"מ.
{סכום עסקאות פטורות} - סכום העסקאות הפטורות בדיווח מע"מ.
{סכום הכנסות חייבות} - סכום העסקאות בדיווח מקדמות מס הכנסה.
{סכום למע"מ} - סכום התשלום למע"מ.
{סכום למקדמות מס הכנסה} - סכום התשלום למקדמות מס הכנסה.
{סכום לניכויים} - סכום התשלום לניכויים.
{סכום לביטוח לאומי} - סכום התשלום למקדמות ביטוח לאומי.
{סה"כ} - סכום התשלום הכולל עבור מע"מ, מקדמות מס הכנסה, ניכויים ומקדמות ביטוח לאומי.
כדי לעדכן את נוסח ההודעה, יש לכתוב מחדש את כל הנוסח הרצוי.
את הפרמטרים הדינמיים יש להכניס עם סוגריים מסולסלות צמודות לפני ואחרי שם הפרמטר.
דוגמה:
שלום {שם הלקוח/ה}, סיימנו להכין את הדוחות עבור חודשים {תקופת הדיווח}.
בברכה, צוות המשרד
שימו לב! כברירת מחדל, כאשר לקוח משיב למייל, התשובה נשלחת לכתובת הכללית של המשרד, כפי שהיא מוגדרת במסך "הגדרות > עריכת פרטי עסק".
במקרה שמנהל או מנהלת התיק מעוניינים לקבל את תשובת הלקוח ישירות אליהם, יש להוסיף את כתובת המייל הרצויה בשדה כתובת השליחה, בעת שליחת ההודעה ללקוח על התשלום לרשויות.
את כתובת המייל של הלקוח ואת כתובת המייל של מנהל או מנהלת התיק יש להזין יחד, כשהן מופרדות בפסיק. לדוגמה: israel@israeli.com,dani@danieli.com
