תהליך קליטת הנתונים למערכת במודול הנהלת חשבונות מאפשר עבודה עם מספר שיטות לצורך מספור מפתחות חשבון בתהליך הקליטה.
נושא זה הינו נושא חשוב שכן מפתחות חשבון הם המזהה הייחודי של כל כרטיס (בעיקר: לקוחות, ספקים, פריטי הכנסות, פריטי הוצאות וקופות), ובלי מפתח חשבון, לא ניתן לקלוט נתונים להנהלת החשבונות.
שיטות המספור הנתמכות במערכת
על פי הגדרה בכרטיס בלבד - המערכת תחפש את מפתח החשבון בכרטיס הרלוונטי. אם לא קיים, המערכת תבקש מכם להשלים אותו ידנית.
מספור אוטומטי - אם לא קיים ערך במפתח חשבון בכרטיס, המערכת תתן לו מספר בצורה אוטומטית.
איזה מספר? המספר הבא מופיע גם במסך הקליטה, וגם תחת "פורטל הנהלת חשבונות > אפשרויות נוספות > שיטת מספור מפתחות חשבון", בשורה הרלוונטית לפי סוג הכרטיס, בעמודת "מספור מפתחות אוטומטי רץ".מפתח חשבון אחיד - אם לא קיים ערך במפתח חשבון בכרטיס, המערכת תתן מספר לפי הכרטיס שיוגדר.
איזה כרטיס? הכרטיס מופיע גם במסך הקליטה, וגם תחת "פורטל הנהלת חשבונות > אפשרויות נוספות > שיטת מספור מפתחות חשבון", בשורה הרלוונטית לפי סוג הכרטיס, בעמודת "מפתח ברירת מחדל בודד".מפתח לפי סוג תנועה - אם לא קיים ערך במפתח חשבון בכרטיס, המערכת תתן מספר לפי ההגדרה בסוג התנועה שנבחר.
מפתח לפי סוג תנועה בלבד - גם אם קיים ערך במפתח החשבון בכרטיס, המפתח שיופיע בהנהלת החשבונות הינו המפתח שמוגדר בסוג התנועה.
עדכון מפתחות חשבון בכרטיסים
ב-"פורטל הנהלת חשבונות > אפשרויות נוספות", ניתן לעדכן את מפתחות החשבון בשתי שיטות:
עדכון ידני בכרטיס ספציפי - כניסה אל אינדקס כרטיסי חשבון, איתור הכרטיס הרלוונטי (מומלץ להתחיל בבחירת סוג החשבון הרלוונטי), ועדכון מפתח החשבון שלו.
איפוס מפתחות חשבון לפי סוג הכרטיס - כניסה אל "שיטת מספור מפתחות חשבון", בחירה בסוג הרלוונטי ולחיצה על "איפוס מפתחות חשבון". שימו לב שפעולה זו הינה בלתי הפיכה.
