בעת יבוא תנועות ונתונים ממערכות חיצוניות אל SUMIT, ייתכנו מקרים בהם המערכת תזהה אי-תאימות בין מבנה הקובץ לבין הגדרות התיק. רוב הבעיות הללו ניתנות לפתרון מהיר באמצעות התאמת הגדרות המטבע, שיוך מפתחות חשבון או עריכת קובץ המקור.
לפניכם ריכוז של הבעיות הנפוצות ודרכי הטיפול בהן.
מטבעות זרים לא מזוהים ביבוא בפורמט MOVEIN
כאשר מייבאים קובץ המכיל עסקאות במט"ח, SUMIT מחפשת קודי מטבע בתקן בינלאומי ($USD, EUR$). אם במערכת המקור הוגדרו שמות שונים למטבעות, המערכת תבקש מכם לבצע שיוך ידני.
כדי להתגבר על בעיה זו ולייבא בכל זאת את הנתונים, בעת היבוא יוצג שדה ייעודי המאפשר לבחור את המטבע הנכון מתוך רשימה עבור כל קוד לא מזוהה.
לקריאה נרחבת על שיוך מטבעות ביבוא קובץ תנועות, לחצו כאן »
קליטת תנועות יומן עם מפתח זר
לעיתים קרובות קובץ היבוא משתמש במפתחות חשבון שאינם תואמים למבנה הנהלת החשבונות בתיק הקיים ב-SUMIT. במקום לערוך את הקובץ ידנית, ניתן להשתמש בשדה "מפתח זר" בכרטיס החשבון כדי לשייך את התנועות לחשבון הנכון באופן אוטומטי. על מנת לבצע זאת, יש להזין את המפתח המקורי מהקובץ בשדה "מפתח זר" תחת הגדרות הכרטיס, ובעת היבוא לסמן את תיבת הסימון "שימוש במפתחות חשבון זרים".
לקריאה נרחבת על שימוש במפתח זר בקליטת תנועות, לחצו כאן »
ספרות עשרוניות בקליטת תנועות מקובץ אקסל
בעת יבוא קובץ אקסל, ייתכן ותתקבל שגיאה המציינת כי קיימים סכומים עם רמת דיוק הגבוהה מ-2 ספרות אחרי הנקודה. חשוב לדעת כי שינוי התצוגה באקסל (צמצום מקומות עשרוניים) אינו מוחק את הספרות העודפות מהנתון עצמו ולכן המערכת תחסום את הקליטה. כדי לפתור את השגיאה, יש לגשת לשורה המצוינת בהודעת השגיאה בקובץ המקור ולמחוק פיזית את הספרות המיותרות בשורת הנתון המוזן בתא.
לקריאה נרחבת על פתרון שגיאת ספרות עשרוניות באקסל, לחצו כאן »
שגיאה "התנועה אינה תואמת לסוג התנועה"
במקרה ששגיאה "התנועה אינה תואמת לסוג התנועה" מופיעה, יש לבדוק מספר דברים:
האם סוג התנועה מכיל מפתחות חשבון שונים ממפתחות החשבון שיובאו בפועל, לדוגמה חשבון המע"מ שיובא לתנועה שונה מחשבון המע"מ שמוגדר בסוג התנועה.
במקרה של זיכויים, קיימות 2 אפשרויות: רישום במינוס או היפוך צדדים.
אם התנועה נרשמה בהיפוך צדדים (לדוגמה הכנסות בחובה), יש לוודא שמשתמשים בסוג תנועה נפרד בו המע"מ בחובה, ולא בסוג התנועה הרגיל של הכנסות.
שגיאה "סוג התנועה אינו קיים"
כאשר מופיעה שגיאה "סוג התנועה אינו קיים", יש ליצור במסך סוגי תנועה סוג תנועה מתאים עם אותו קוד סוג תנועה המופיע בתנועות שיובאו.
לקריאה מורחבת על השלמת סוגי תנועה, לחצו כאן »