כאשר הסטטוס של הלקוח משתנה מעוסק פטור לעוסק מורשה (או להיפך), יש לבצע מספר פעולות במערכת כדי לוודא שסוגי התנועה והגדרות המע"מ יתאימו לסטטוס החדש. דף זה מפרט כיצד לעדכן את סוג העוסק ומהן הדרכים המומלצות לעדכון סוגי התנועה בתיק בעקבות השינוי.
איך משנים את סוג העוסק בתיק?
השלב הראשון והבסיסי ביותר הוא עדכון הגדרת התיק עצמו. נכנסים לתיק הרלוונטי ולוחצים על כפתור "עוד (...) > הגדרות התיק". בשדה "סוג עוסק" בוחרים את הסטטוס החדש (עוסק מורשה או עוסק פטור) ולוחצים על "שמירה".
לאחר השלמת המעבר ברשויות, יש להגדיר את העסק כעוסק מורשה גם במערכת, הן בתיק הלקוח והן בחשבון הלקוח.
חשוב לדעת: לאחר עדכון הסטטוס, סוגי התנועה הקיימים בתיק אינם מתעדכנים אוטומטית. עליכם לבצע התאמה של סוגי התנועה כדי שיכללו (או יסירו) את שיעור המע"מ הרלוונטי.
בנוסף, יש לשים לב כי לאחר שינוי סוג העוסק בצד הלקוח, סוגי המסמכים המופקים במערכת מתעדכנים אוטומטית, ולא ניתן להפיק עוד מסמכים מהסוג הקודם. אם יש צורך במסמכים ישנים, יש להפיק אותם לפני ביצוע השינוי.
מעבר מעוסק פטור לעוסק מורשה
קיימות שלוש דרכים לעדכון סוגי התנועה. תוכלו לבחור בשיטה הנוחה לכם ביותר בהתאם לכמות השינויים הנדרשת.
אפשרות 1: השוואת תבניות תיק (הקמת סוגי תנועה מחדש)
זוהי הדרך המהירה והיעילה ביותר, שמושכת הגדרות מוכנות מתבנית קיימת.
עוברים למסך "ניהול משרד > תבניות דינמיות > פעולות נוספות (...) > השוואת תיקים לתבניות".
בוחרים בתיק הלקוח ובתבנית המתאימה לעוסק מורשה (ברירת המחדל של המערכת או תבנית משרדית שיצרתם).
בשדה "השוואה לביצוע" בוחרים "סוגי תנועה".
מסמנים את סוגי התנועה הרלוונטיים ולוחצים על "הקמה". המערכת תקים בתיק סוגי תנועה חדשים הכוללים אחוזי מע"מ תקינים.
חשוב: אם קיימים בתיק סוגי תנועה עם קוד (מספר) זהה לאלו שבתבנית, יש למחוק תחילה את סוגי התנועה הישנים בתיק לפני ביצוע ההקמה.
במידה ואינכם מעוניינים למחוק את סוגי התנועה הקיימים- ניתן לערוך אותם ע"י הוספת תו, ספרה או מילה בשדה "קוד סוג התנועה" וכך יהיה ניתן לייבא את התבנית בנוסף לסוגי תנועה הקיימים.
אפשרות 2: עדכון גורף באמצעות ייצוא וייבוא מאקסל
מתאים כאשר נדרשת שליטה מלאה ובדיקה רוחבית של כל סוגי התנועה.
ייצוא: נכנסים ל"תבנית תיק > סוגי תנועות", לוחצים על "פעולות נוספות (...) > ייצוא סוגי תנועות באקסל".
מחיקה: מסמנים את כל סוגי התנועה הקיימים בתיק ולוחצים על "מחיקה".
הכנת הקובץ: מורידים את תבנית הייבוא דרך "פעולות נוספות > יבוא סוגי תנועות > יבוא סוגי תנועות בפורמט אקסל > הורדת תבנית".
מעתיקים את הנתונים מקובץ הייצוא אל תבנית הייבוא, ומעדכנים באקסל את עמודות אחוזי המע"מ ואחוז מוכר למע"מ.
ייבוא: מעלים את הקובץ המעודכן, לוחצים על "תצוגה מקדימה" ולאחר מכן על "טעינה".
אפשרות 3: עדכון מע"מ מרוכז בסוגי התנועה
מתאים לשינוי ידני וממוקד של סוגי התנועה הקיימים.
נכנסים לתוך התיק אל "תבנית תיק > קישורים נוספים > עדכון מע"מ בסוגי תנועות".
מעדכנים את שיעור המע"מ מ-0% ל-18% (שימו לב: ברירת המחדל במערכת היא 17%, יש לעדכן לשיעור הנוכחי).
מגדירים את שיטת העדכון ל**"עדכון ידני ללא שכפול"** ולוחצים על "הצגה".
מסמנים את סוגי התנועה שצריכים להיות חייבי מע"מ ולוחצים על "עדכון סוגי התנועה".
דגש חשוב: לאחר העדכון, יש להיכנס לכל סוג תנועה רלוונטי ולוודא כי השדה "אחוז מוכר למע"מ" מוגדר כ-100%.
מעבר מעוסק מורשה לעוסק פטור
בתהליך ההפוך, עלינו לוודא שסוגי התנועה אינם כוללים חיוב מע"מ.
לאחר עדכון הסטטוס ב"הגדרות תיק", ניתן לבצע את ההתאמה באחת הדרכים הבאות:
אפשרות 1: מחיקת סוגי תנועה
ניתן למחוק את סוגי התנועה הקיימים (הם יעברו לארכיון) כדי למנוע שימוש בטעות בסוגי תנועה הכוללים מע"מ. לחלופין, ניתן להיכנס לכל סוג תנועה ולסמן אותו כ"לא פעיל".
להסבר המלא על מחיקת סוגי התנועה, לחצו כאן »
אפשרות 2: ייצוא וייבוא מאקסל
כפי שפורט באפשרות 2 לעיל. מייצאים את הנתונים, מאפסים את עמודות המע"מ (אחוז מע"מ ואחוז מוכר למע"מ) ומייבאים מחדש.
אפשרות 3: עדכון מע"מ מרוכז.
בדיוק כמו באפשרות 3 לעיל, רק הפוך - משנים את אחוז החיוב מ-18% ל-0%.
שינוי סוג העוסק בצד הלקוח
בחשבון הלקוח, יש להכנס אל מסך "הגדרות > עריכת פרטי עסק" ולשנות את סוג העוסק לעוסק מורשה.
עם שמירת הגדרה זו, המערכת באופן אוטומטית תעדכן את סוגי המסמכים שתוכלו להפיק, כך שתוכלו להפיק מסמכים שמותאמים לעוסק מורשה (חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה וקבלה).
לאחר העדכון לא תתאפשר הפקת המסמכים שהופקו בסוג העוסק הקודם, כך שאם יש צורך להפיק עוד מסמכים בסוג העוסק הקודם, יש להפיק אותם לפני ביצוע השינוי.
שימו לב!
אם יש צורך בשינוי מספר עוסק, יש ליצור קשר עם התמיכה בצ'אט מתוך המערכת על מנת שצוות התמיכה יבצע את שינוי מספר העוסק עבורכם.