על פי התקנות של רשות המיסים, יש לשמור על רצף תאריכים ומספרים של מסמכים חשבונאיים. במערכת ניתן להגדיר הגבלות על הפקת מסמכים בצד הלקוח, בהתאם לצורך.
קיימות שלוש הגבלות המופעול כברירת מחדל:
הגבלת הפקת מסמך רטרואקטיבית (מעל 3 ימים) - מגבילה הפקת מסמך בתאריך שעבר יותר מ-3 ימים.
מניעת שבירת רצף מסמכים - מונעת הפקת מסמך בתאריך מוקדם יותר מתאריך המסמך האחרון שהופק.
הגבלת הפקת מסמך עתידי - מגבילה את האפשרות להפיק מסמך בתאריך עתידי.
שינוי הגבלות הפקת מסמכים בצד הלקוח
יש להיכנס אל תיק הלקוח, ללחוץ על "מעבר לעסק הלקוח/ה" ולגשת אל "פורטל הנהלת חשבונות > הגדרות > הגבלות הפקת מסמכים."
הגבלת הפקת מסמך רטרואקטיבית (מעל 3 ימים)
כאשר ההגבלה מסומנת, הלקוח לא יוכל להפיק מסמך בתאריך שעבר יותר מ-3 ימים.
כדי לאפשר ללקוח להפיק מסמכים בתאריכי עבר, יש להסיר את הסימון מתיבת הסימון של ההגדרה.
כדי להחזיר את ההגבלה, יש לסמן מחדש את תיבת הסימון.
מניעת שבירת רצף מסמכים
כאשר ההגבלה מסומנת, הלקוח לא יוכל להפיק מסמך בתאריך מוקדם יותר מתאריך המסמך האחרון שהופק.
כדי לאפשר ללקוח להפיק מסמך בתאריך מוקדם יותר מתאריך המסמך האחרון, יש להסיר את הסימון מתיבת הסימון של ההגדרה.
כדי להחזיר את ההגבלה, יש לסמן מחדש את תיבת הסימון.
הגבלת הפקת מסמך עתידי
כאשר ההגבלה מסומנת, הלקוח לא יוכל להפיק מסמך בתאריך עתידי.
כדי לאפשר ללקוח להפיק מסמכים בתאריך עתידי, יש להסיר את הסימון מתיבת הסימון של ההגדרה.
כדי להחזיר את ההגבלה, יש לסמן מחדש את תיבת הסימון.
לעיתים יש צורך לבטל יותר מהגבלה אחת כדי לאפשר ללקוח להפיק מסמך בתאריך הרצוי.
לדוגמה, אם לקוח שכח להפיק מסמך עבור החודש הקודם וכבר הפיק מסמכים עבור החודש הנוכחי, יש לבטל 2 הגבלות, נצטרך לבטל את "הגבלת הפקת מסמך רטרואקטיבית" ואת "מניעת שבירת רצף המסמכים". ביטול של הגבלה אחת בלבד לא יאפשר את הפקת המסמך.
שימו לב: הסרת ההגבלות מאפשרת ללקוח להפיק מסמכים בתאריכי עבר או לשבור את רצף המסמכים. מומלץ להסיר את ההגבלות רק כאשר יש צורך בכך.