חלק מהותי בעבודת הנהלת חשבונות כפולה, הוא ביצוע התאמות בנק ואשראי, עבור כל החשבונות של העסק.

מערכת הנהלת החשבונות של SUMIT כוללת את כל היכולות שאתם מכירים, עם אוטומציה שתחסוך לכם זמן רב.

טעינה אוטומטית של שורות בנק ואשראי

המערכת מבצעת את טעינת השורות באופן אוטומטי עבורכם. נגמרו הימים שבהם צריך לשמור בצד את פרטי ההתחברות לחשבונות הבנק של הלקוחות, ובכל חודש להתחבר, להוריד דפי בנק ולטעון אותם אל המערכת, ב-SUMIT הכל קורה אוטומטית, אפילו צילומי השיקים יופיעו במסך ההתאמות.

לאחר הגדרה ראשונית פשוטה, כל שתצטרכו לעשות כדי לטעון את שורות הבנק, הוא ללחוץ על הכפתור "עדכון נתונים", על מנת ליצור דפי בנק באופן אוטומטי בגין כל השורות החדשות.

בנוסף, כדי להקל על עבודת ההתאמות, המערכת גם תמשוך את צילומי השיקים ואת פרטי ההעברות הבנקאיות שבוצעו. בחשבונות אשראי - המערכת גם תיצור אוטומטית שורת סיכום, על מנת להקל על התאמת סיכום האשראי לבין חשבון הבנק.

איך מגדירים טעינה אוטומטית של שורות בנק ואשראי?

  1. מתחברים אל תיק הלקוח/ה הרלוונטי בהנהלת החשבונות, ולוחצים על "חשבונות לסנכרון אוטומטי > הוספת חשבון בנק/אשראי".
    במידה ופרטי ההתחברות אינם שייכים לתיק בודד (אלא מכילים חשבונות בנק ואשראי של יותר מתיק אחד), ניתן להגדיר את פרטי ההתחברות בלחיצה על "הנהלת חשבונות > חשבונות לסנכרון > הוספת חשבון בנק/אשראי".

  2. בוחרים את סוג החשבון ומזינים את פרטי ההתחברות לחשבון.

  3. ממתינים כ-60 שניות, על מנת לאפשר למערכת לבצע בדיקה ראשונית של פרטי ההתחברות, ולמשוך את רשימת חשבונות הבנק והאשראי המשויכים לפרטי ההתחברות.

  4. עבור כל חשבון בנק/אשראי, בוחרים את כרטיס החשבון התואם.

  5. (רשות) במידה ויש חשבונות בנק ואשראי שאינם רלוונטיים לטובת ההתאמות, ניתן להעביר אותם לארכיון, על מנת שלא יופיע במסך באופן קבוע.

משם, כל מה שנשאר, זה ללחוץ על כפתור "עדכון נתונים", על מנת שהמערכת תתחבר עבורכם באופן אוטומטי אל אתר הבנק או חברת האשראי, ותמשוך את כל שורות הבנק, האשראי. הטעינה הראשונה עשויה לארוך מס' דקות, אך הטעינות הבאות יסתיימו לרוב בתוך מס' שניות.

לתשומת הלב, על מנת לבצע עדכון נתונים של בנק פועלים עסקי, יש צורך להקליד קוד חד פעמי (OTP) המתקבל מאפליקציית Poalim Pass.

לתשומת הלב, המערכת מבצעת טעינת נתונים באופן אוטומטי על בסיס יומי, אך אינה טוענת את שורות הבנק והאשראי כדפי בנק, עד ביצוע הלחיצה על כפתור "עדכון נתונים", וזאת על מנת לאפשר משיכת נתונים בצורה מבוקרת.

עבודת התאמות שוטפת

קיימות שתי דרכים לביצוע ההתאמות - התאמות אוטומטיות והתאמות ידניות.

התאמות אוטומטיות

מסך ההתאמות האוטומטיות מאפשר לבחור כרטיס חשבון ותקופה לאיתור תנועות כפולות, ובנוסף, טווח ימים שבהם יתבצע חיפוש של תנועות דומות, על מנת לאפשר טיפול אוטומטי בהפרשים בין תאריך האסמכתא בתנועות היומן לבין שורת הבנק.

בלחיצה על תצוגה מקדימה, יתבצע איתור של התאמות שניתנות לביצוע באופן אוטומטי, ותוצג רשימת ההתאמות לביצוע. לאחר אישור מלא או חלקי, ההתאמות יבוצעו.

התאמות ידניות

באופן דומה למסך ההתאמות האוטומטיות, במסך ההתאמות הידניות יש לבחור כרטיס חשבון להתאמה. בנוסף, ניתן לבחור באם להציג את שורות הבנק ואת תנועות היומן כטבלה בודדת, או כשתי טבלאות נפרדות, על מנת לאפשר את שיטת העבודה הנוחה למשתמש/ת.

לאחר סימון התנועות להתאמה, ניתן ללחוץ על "ביצוע התאמה", על מנת לבצע את ההתאמה.

יצירת תנועות הפרשים במסך התאמות ידניות

במידת וקיימים הפרשים בין שורות הבנק לבין תנועות היומן, בלחיצה על "ביצוע התאמה", ניתן יהיה ליצור תנועות יומן בגין ההפרשים, על מנת לאפשר את ביצוע ההתאמות.

יצירת מסמכי הכנסה מתוך מסך התאמות ידניות

במקרים שבהם זוהתה הכנסה בחשבון הבנק, שעדיין לא הופקה בגינה חשבונית מס/קבלה, ניתן ללחוץ על "ביצוע התאמה", ולבחור תחת האפשרות "שיטת התאמה" את האפשרות "מסמך הכנסה עבור כל תנועה".

בשיטה זו, תיווצר חשבונית מס/קבלה בגין כל שורת בנק.

הערות חשובות

  • אפשרות יצירת מסמכי הכנסה זמינה רק עבור תיקים המשויכים לעסק.

  • על מסך ליצור את מסמך ההכנסה, יש לבחור את סוג התנועה עבור תנועת ההכנסה. אחוז המע"מ במסמך יילקח מתוך הגדרת סוג התנועה.

האם מצאת את התשובה שלך?