בשביל לדעת האם המסמך ועדכון על החיוב יישלחו ללקוח ולעסק אחרי הפקה או לא, עלינו להבין תחילה מהו המודול הספציפי ששימש ליצירת הפעולה. המערכת פועלת על פי הגדרות דינמיות המשתנות בהתאם לאופי העסקה - בין אם מדובר בהפקה ידנית, סליקה מיידית, דפי תשלום או הוראות קבע ומסמכים מחזוריים. הבנת המקור תאפשר לנו לגשת להגדרות המודול המתאים ולקבוע את רמת השקיפות מול הלקוח ואת סוג ההתראות שנקבל כבעלי העסק.
מסמכים ידניים
מסמכים שיוצרים ידנית במערכת במודול הכנסות, נשלטים ע"י מסך "הכנסות > הגדרות > הגדרות כלליות". נוכל לקבוע שם כך:
פעולה לביצוע לאחר יצירת מסמך - בברירת מחדל, אחרי כל מסמך ידני שנפיק, המערכת תפתח חלון שמציע לשלוח אותו ללקוח במייל. נוכל לבחור שהמערכת לא תציג את החלון בכלל ולא תבצע שום פעולה, או שתשלח אוטומטית ללקוח בלי לפתוח חלון בכלל.
עותק לעסק ממסמך חשבונאי - נוכל לבחור שהעסק יקבל עותק מכל מסמך חשבונאי בלבד. העותק יישלח לכתובת שמוגדרת תחת "הגדרות > פרטי עסק".
שליחת עותק מכל מסמך - קובעת שנקבל עותק מכל מסמך שמופק, לכתובת שנזין בתיבה זו.
סליקת אשראי
מסמכים שנוצרים לאחר סליקת אשראי ידנית, יישלחו ללקוח עם עדכון על החיוב לפי מה שמוגדר בהגדרות מודול ההכנסות. בנוסף, המערכת שולחת לעסק עדכון במייל על כל חיוב שנוצר ללקוח. במסך "סליקת אשראי > הגדרות > עדכונים והתראות", תוכלו לקבוע את יעד העדכון בעסק:
כתובת מייל לעדכוני חיובים - אם תזינו כתובת מייל שונה ממה שמופיע במסך "הגדרות > פרטי עסק", המערכת תשלח עדכון על כל סליקת אשראי לכתובת זו, במקום לכתובת העסק.
חיוב מס"ב
מסמכים שנוצרים לאחר חיוב מס"ב ידני, יישלחו ללקוח עם עדכון על החיוב לפי מה שמוגדר בהגדרות מודול ההכנסות. בנוסף, המערכת שולחת לעסק עדכון במייל על כל חיוב שנוצר ללקוח. במסך "חיוב מס"ב > הגדרות > עדכונים והתראות", תוכלו לקבוע את יעד העדכון בעסק:
כתובת מייל לעדכוני חיובים - אם תזינו כתובת מייל שונה ממה שמופיע במסך "הגדרות > פרטי עסק", המערכת תשלח עדכון על כל חיוב מס"ב לכתובת זו, במקום לכתובת העסק.
דפי תשלום
בעסקאות שנוצרות בעקבות רכישה או הזמנה במודול דפי תשלום, השליטה על שליחת העדכון ללקוח ולעסק היא באמצעות מודול "דפי תשלום > הגדרות > עדכונים והתראות". נוכל לקבוע עדכונים והתראות כך:
כתובת מייל לשליחת עדכונים והתראות - נוכל להזין כתובת אליה יישלחו עדכונים והתראות ממודול דפי תשלום, בשונה ממה שהוזן במסך "הגדרות > פרטי עסק".
עדכון אחרי החיוב - האם נרצה שהלקוח או העסק או שניהם יקבלו עדכון אחרי חיוב במודול דפי תשלום, או לבחור לא לעדכן אותם כלל.
עדכון על חיוב שנכשל - האם נרצה שהלקוח או העסק או שניהם יקבלו עדכון אחרי חיוב שנכשל במודול דפי תשלום, או לבחור לא לעדכן אותם כלל.
הוראות קבע
עסקאות שנעשות במודול הוראות קבע, בין שהן חיוב באשראי, חיוב במס"ב, או רק יצירת מסמך מחזורי, נשלטות באמצעות "הוראות קבע > הגדרות > עדכונים והתראות". ההגדרות הן:
כתובת מייל לעדכוני חיובים - כברירת מחדל, המערכת שולחת כל עדכון שנבחר לקבל אל הכתובת של העסק שהוגדרה במסך "הגדרות > פרטי עסק". עם זאת, תוכלו לבחור לקבל עדכונים לכתובת שונה מזו שהוזנה שם באמצעות הזנת כתובת בשדה ייעודי זה.
אחרי חיוב מוצלח של הוראת קבע (אשראי/מס"ב) - תאפשר שליחת עדכון ללקוח, לעסק, לשניהם, או לא לעדכן בכלל, אחרי חיוב של הוראת קבע אשר לא הופק לה מסמך מקדים (שיטת חיוב ישיר).
אחרי כישלון חיוב סופי של הוראת קבע (אשראי/מס"ב) - תאפשר שליחת עדכון ללקוח, לעסק, לשניהם, או לא לעדכן בכלל, אחרי כשלון חיוב של הוראת קבע אשר לא הופק לה מסמך מקדים (שיטת חיוב ישיר).
אחרי חיוב מוצלח של מסמך פתוח (מחזורי/ידני) - תאפשר שליחת עדכון ללקוח, לעסק, לשניהם, או לא לעדכן בכלל, אחרי חיוב מוצלח של מסמך מחזורי פתוח כמו חשבון עסקה/דרישת תשלום/חשבונית מס וכו' (שיטת ניהול חוב).
אחרי כישלון חיוב של מסמך פתוח (מחזורי/ידני) - תאפשר שליחת עדכון ללקוח, לעסק, לשניהם, או לא לעדכן בכלל, אחרי כישלון חיוב של מסמך מחזורי פתוח כמו חשבון עסקה/דרישת תשלום/חשבונית מס וכו' (שיטת ניהול חוב).
אחרי הפקת מסמך מחזורי - תאפשר שליחת עדכון ללקוח, לעסק, לשניהם, או לא לעדכן בכלל, אחרי הפקת מסמך מחזורי כמו חשבון עסקה/דרישת תשלום/חשבונית מס וכו', עוד בטרם החיוב שלו בפועל (שיטת ניהול חוב).
אחרי ניסיון חיוב בלי אמצעי תשלום - תאפשר שליחת עדכון ללקוח, לעסק, לשניהם, או לא לעדכן בכלל, אחרי שהמערכת מנסה לחייב הוראת קבע אשר לא הוזן בה אמצעי תשלום בכלל..
לקריאה נרחבת על ההבדל בין שיטת חיוב ישיר לשיטת ניהול חוב, לחצו כאן »
תוסף הסליקה של SUMIT לאתרי Woocommerce
בעסקה שנעשית באמצעות התוסף של סאמיט לאתרי ווקומרס, יש 2 שיטות עבודה שקובעות את אופן שליחת המסמך:
הזנת פרטי התשלום באתר (Inline) - בשיטה זו תוכלו לקבוע בתוך הגדרות התוסף האם יישלח מייל ללקוח או לא, באמצעות ההגדרה: "לשלוח מייל אוטומטי ללקוח/ה עם חשבונית קבלה, אחרי הרכישה".
שימוש ב-Redirect - בשיטה זו, המערכת תעביר את הלקוח לדף תשלום של סאמיט, ולכן יש לקבוע מה יקרה לאחר הרכישה באמצעות הגדרות מודול דפי התשלום במערכת.
