מה זו קופה?
קופה היא רכיב חשבונאי מסוג כרטיס חשבון, שאליו נכנס כסף וממנו יוצא כסף במערכת.
כאשר אתם מנפיקים קבלה במערכת, המשמעות החשבונאית היא שיצא כסף מהלקוח/ה, ונכנס כסף אל מקום כלשהו אצלכם.
הקופות מנהלות את ה-"מקום כלשהו". למשל, בקבלה על מזומן, הכסף מועבר מהלקוח/ה אל "קופת מזומן".
בהמשך, אם תבצעו "הפקדת מזומן" באמצעות מודול שיקים ומזומנים, הכסף יעבור מ-"קופת מזומן" אל "קופת הבנק".
קבלה על העברה בנקאית מעבירה ישירות מהלקוח/ה אל "קופת הבנק".
קבלה על שיק מעבירה מהלקוח/ה אל "שיקים שלא הופקדו" והפקדה שלהם מעבירה אל "קופת הבנק".
במידה והנהלת החשבונות שלכם משתמשת במערכת SUMIT להנהלת חשבונות, הם יכולים להשתמש בתכונת התאמות הבנקים וכרטיסי האשראי של המערכת שמאפשרת להשוות בין קופת הבנק לבין דפי הבנק, ובעצם לסגור את המעגל.
מערכת SUMIT מגיעה עם מספר סוגי קופות מוגדרות מראש, אך ניתן להוסיף קופות נוספות לפי הצורך. למשל אם יש לכם כמה חשבונות בנק שונים של אותו עסק, ניתן ליצור קופה עבור כל חשבון בנק ובעת הפקת קבלה ללקוח שמשלם לכם בהעברה בנקאית תוכלו לבחור לאיזה חשבון בנק הועבר הכסף, וכך להקל על הנהלת החשבונות שלכם בביצוע התאמות הבנקים.
איך יוצרים קופה חדשה?
כדי ליצור קופה חדשה יש להכנס אל "קופות" דרך כפתור החיפוש החכם (זכוכית המגדלת בסרגל צד ימין), לאחר מכן ללחוץ על "יצירת קופה".
בכפתור הכחול אפשר ליצור קופה חדשה.
ביצירת הקופה יש לבחור את שם הקופה, את שם אמצעי התשלום שיופיע בבחירת אמצעי התשלום בקבלות ואת סוג אמצעי התשלום.
במידה ומוסיפים קופה מסוג שכבר קיים במערכת (למשל חשבון בנק נוסף), מומלץ להכנס לקופת ברירת המחדל של אותו סוג (למשל "קופת הבנק" בדוגמה הזאת) ולשנות שם את שם הקופה ואת שם אמצעי התשלום כדי שלא יהיה בלבול. למשל אפשר לקרוא לקופת הבנק הרגילה "קופת בנק כללי", ולבחור את שם אמצעי התשלום "העברה בנקאית כללית".
שימו לב! יש להשאיר את מפתח החשבון ריק, או לברר מול רו"ח שלכם מה מפתח החשבון שיש להזין בקופה החדשה שיצרתם.
זה חשוב במיוחד כאשר הנהלת החשבונות מנוהלת על ידי רואה החשבון בסאמיט, על מנת לאפשר קליטת הכנסות קלה ומדויקת יותר בתיק הלקוח שלכם אצל רו"ח.