בעת יבוא תנועות יומן לתיק הנהלת חשבונות מקובץ חיצוני (כגון קובץ חשבשבת או קובץ במבנה אחיד), מתבצעת יצירה אוטומטית של תנועות בחשבונות בהתאם למפתח החשבון שמופיע בקובץ.
לעיתים, המפתחות שבקובץ אינם תואמים למבנה הנהלת החשבונות בתיק, ואין שליטה על שינוי המבנה המקורי של הקובץ. במצבים כאלה, ניתן להשתמש בשדה "מפתח חשבון זר" כדי לשייך את התנועות לחשבונות הנכונים בתיק.
לדוגמה, אם בקובץ מופיעות תנועות של לקוחות שונים תחת מפתח חשבון 2001, אך בתיק עצמו החשבון המתאים הוא 20000, יש להגדיר בכרטיס "לקוחות שונים" בתיק שמספר המפתח הזר שלו הוא 2001. כך, בעת הקליטה, המערכת תזהה את ההתאמה ותשייך את התנועות לחשבון 20000.
הגדרת מפתח החשבון באינדקס מתבצעת כך:
יש להכנס בתיק הרלוונטי אל "אינדקס כרטיסי חשבון", ובתוך הכרטיס הרלוונטי תחת "מתקדם" יש להגדיר את שדה "מפתח זר" במפתח המקורי.
בעת יבוא קובץ התנועות, אם נרצה שהמערכת תשייך את התנועות למפתחות החשבון עפ"י הגדרת המפתח הזר, יש לסמן את תיבת הסימון "שימוש במפתחות חשבון זרים"
כך המערכת תוכל לשייך את התנועות לכרטיס המתאים באינדקס החשבונות.