כולנו משתמשים בקבלות בחיי היום יום: בין אם אנחנו רוכשים מוצרים ושירותים או מספקים כאלה לאחרים. בדיוק מסיבות אלו כדאי להבין את השימוש בהן. המדריך הפשוט לעולם הקבלות, מוגש כדי לעשות סדר ולהבין מה חייבת לכלול קבלה, מי צריך להוציא אותה ובאילו מצבים נעשה שימוש בקבלות.

קבלה מוגדרת כמסמך אשר מהווה אישור על קבלת תשלום. הגורם המקבל את התשלום כותב את הקבלה ומוסר אותה בעת התשלום לגורם המשלם. קבלות ינתנו לנותן התשלום על ידי בעל/ת העסק.

על פי חוק, הקבלה חייבת לכלול מספר חלקים:

הקבלה יכולה לכלול גם את שמו של המשלם ותיאור של אמצעי התשלום (צ'ק, מזומן, כרטיס אשראי, בארטר או העברה בנקאית).

כאמור, החוק מחייב כל עוסק שהוא להוציא קבלה מיד עם קבלת התשלום (עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה, עמותה - כולם!). עוסק מורשה יכול לעשות שימוש גם במסמך שנקרא "חשבונית מס/קבלה" - שהיא שילוב של קבלה וחשבונית מס. על פי רוב, מי שמקבל תשלום מיידי עבור מכירת מוצר או מתן שירות, יפיק חשבונית מס קבלה.

חשוב לקחת בחשבון שחשבונית מס קבלה אפשרית לשימוש רק כשהסכום לתשלום והסכום ששולם בפועל הם זהים. במידה והסכום ששולם שונה מהסכום שחויב, תוצא קבלה בנפרד וחשבונית מס בנפרד.

עמותות (מלכ"רים) מוסרים קבלות על שירותים ומוצרים שהם מספקים, כמו גם על תרומות שמתקבלות.

את הקבלה יש להוציא מיד עם קבלת התשלום, היות והחוק אינו מאפשר דחיה של הפקת הקבלה. במידה והקבלה לא מופקת עם קבלת התשלום, הדבר יכול להיות עילה לפסילה של ספרי החשבונות של העסק, בחשד להעלמת מס.

עותק של הקבלה יישמר אצל מוסר הקבלה. העותק הוא למעשה אסמכתא להוצאות שהיו, ופנקס הקבלות עצמו משמש כבסיס לקביעת ההכנסה של העסק והוכחה לרשויות המס.

אם התמורה התקבלה בסחורה או באמצעות שירותים שווי ערך (עסקת ברטר) יצוין סכום השווה לשווי השוק של העסקה.

הוצאת קבלות יכולה להתבצע במספר דרכים, כאשר בכל אחת מהדרכים יש להקפיד על ציון הפרטים החייבים להופיע על הקבלה:

להצטרפות למערכת SUMIT, המאפשרת הפקת 10 קבלות חינם בכל חודש ללא כל התחייבות, לחצו כאן »