אספנו לכם כמה מהטיעונים שעולים כל פעם בשאלה הקבועה: הדפסת קבלות בבית דפוס או מערכת הנהלת חשבונות?
הדפסת קבלות בבית דפוס
למה כן? | למה לא? |
פתרון ברירת המחדל. ככה נהגו אנשים כבר שנים רבות. | פתרון מיושן. ככה נהגו אנשים כבר שנים רבות, אבל היום, המגמה כבר משתנה. |
הוצאה חד פעמית. |
|
קלסרים. 7 שנים של קלסרים. חובה לשמור עותקים של כל המסמכים למשך 7 שנים! | מערכת דיגיטלית מאפשרת לשמור את הכל בענן, בגישה נוחה מכל מחשב בעולם. |
אבל אני רק עסק קטן... | גם עסק קטן מחוייב לשמור את הקבלות שלו. |
זה פשוט ונוח. | נכון, פשוט ונוח לכתוב קבלה על נייר. אבל חוץ מהחלק של הרישום? הכל קשה יותר. להעביר אותה ללקוח, ללקוח לשמור אותה, להעביר אותה לרואה החשבון, לשמור אותה 7 שנים. מרוויחים 10 שניות על חשבון 7 שנים. |
קבלות דיגיטליות ממערכת הנהלת חשבונות
יתרונות | חסרונות |
כל סוגי המסמכים הנדרשים זמינים ללא רכישה שלהם. | נדרש להשקיע כ-10 דקות להבין את ההבדל בין המסמכים בפעם הראשונה. |
לא צריך לקחת איתכם כלום. הכל זמין במכשיר הנייד שלכם, כל הזמן. | המכשיר הנייד התקלקל? בעיה. אבל אפשר להשתמש במכשיר של מישהו אחר עד שתיפתר הבעיה. |
עובדים עם רואה חשבון? אפשר לשלוח אליו עדכון אוטומטי בדואר אלקטרוני של כל ההכנסות וההוצאות שלכם. |
|
עובדים עם לקוחות? במיוחד אם אתם עובדים איתם מרחוק, אפשר לשלוח להם את המסמך בדואר אלקטרוני ולא להסתבך עם דואר וסריקות לא חוקיות. | צריך לבקש את הדואר האלקטרוני מהלקוחות. אבל ככה גם יש לכם אפשרות לדבר איתם, וגם, אי אפשר כרגע להדפיס במקום ולתת ללקוח/ה. אכן בעיה. |
לא צריך לשמור קלסרים. הכל מתועד, תמיד. אם אתם מבצעים את השירות או העברת המוצר בעת קבלת התשלום, אתם גם פטורים מניהול ספר הזמנות. |
|