יש לוודא שעברתם כבר על דף ההסבר הכללי על יצירת תיק עם היסטוריה חשבונאית.
יצוא
יש להפיק את קובץ הגיבוי של חשבשבת באמצעות תוכנית “יצוא לרו"ח”.
יבוא
יש להיכנס אל יצירת תיק לקוח/ה מתוכנה קיימת, לבחור את התוכנה "חשבשבת" ולהעלות את הקובץ, זהו!
שימו לב להערות לגבי מט"ח.
הרחבות והסברים נוספים
המערכת מאפשרת קליטת נתוני לקוח/ה במלואם באמצעות ייבוא קובץ גיבוי של חשבשבת (קובץ Journal.mdb). כחלק מהקליטה, יווצר תיק לקוח/ה חדש.
ניתן גם לבצע טעינה חלקית של כרטיסי חשבון, סוגי תנועות, או תנועות יומן. לקריאה נוספת »
במידה ואתם מייבאים מספר תיקים, מומלץ לשנות את שמות הקבצים לשמות התיקים כדי לשמור על הסדר.
איך עושים את זה?
על מנת לקלוט גיבוי של תיק לקוח/ה מחשבשבת, יש לפעול בשלבים הבאים:
תחילה, יש להפיק את הקובץ בחשבשבת באמצעות תוכנית “יצוא לרו"ח”, הסבר מפורט באתר של חשבשבת »
לאחר מכן, יש להיכנס אל "הנהלת חשבונות > פעולות נוספות (...) > יצירת תיק לקוח/ה מתוכנה קיימת > יצירת תיק בקליק מתוכנת חשבשבת".
במסך היבוא, יש לבחור את קובץ הגיבוי (Journal.mdb), ולבחור את שיטת הנהלת החשבונות.
ניתן ומומלץ לטעון את קובץ הגיבוי לאחר דחיסתו בפורמט ZIP. הדחיסה תשפר משמעותית את קצב השליחה למערכת.לחיצה על "טעינה", והמתנה לקבלת מייל אישור על סיום תהליך הקליטה.
בסיום התהליך, מומלץ להיכנס למסך "הגדרות תיק", על מנת להגדיר את הדיווחים הנדרשים בתיק, את תדירות הדיווחים, ואת תקופת הדיווח הבאה.
מה יקרה בקליטת לקוח/ה מחשבשבת?
יצירת תיק לקוח/ה חדש.
התיק יכיל באופן אוטומטי את מספר העוסק ואת שם העסק.טעינה של כל כרטיסי החשבון.
טעינה של כל סוגי התנועות.
טעינה של כל המנות (הרגילות).
טעינה של כל תנועות היומן.
על מנת להקל על סגירת הדיווחים, תנועות היומן יכילו גם את חודש הדיווח בשדה ייעודי, במידה ובוצע דיווח מע"מ מפורט בתוכנת חשבשבת.טעינה של כל דפי הבנקים.
טעינה של כל ההתאמות וניתוחי הכרטיסים.
יבוא תנועות במט"ח
שורות בנק במט"ח
שימו לב שחשבשבת לא מסמנת מטבע בשורות הבנק. יש צורך לאחר היבוא לתקן את המטבעות. מומלץ לפנות אלינו בתמיכה כדי שנוכל לעשות את זה בשבילכם בקלות.
תנועות יומן במטבעות מותאמים אישית
בתיקים המכילים תנועות יומן במט"ח במטבעות מותאמים אישית, יש לעדכן תחילה את קודי המטבעות בחשבשבת, כך שיהיו תואמים לפורמט ISO.
את העדכון יש לבצע מתוך מסך "הגדרות > שמות לשדות > שדות למטבעות".
לדוגמה - מטבע דולר, צריך להירשם כ-USD.
בנוסף, יש לבצע את גיבוי התיק מתוך תוכנת חשבשבת (ולא באמצעות תוכנית "יצוא לרו"ח"), באמצעות לחיצה על "כללי > גיבוי לבסיס הנתונים > הפעלה", על מנת להפיק קובץ גיבוי בפורמט BAK.
את קובץ הגיבוי יש להעתיק מהשרת המקומי של תוכנת חשבשבת.
