בעלי עסקים יודעים לומר כי אחד הנושאים בהם הם עוסקים לא מעט הוא נושא החיוב, או בילינג. עולם הבילינג מתקדם כל העת, וכיום קיימות מערכות מסוגים שונים, המאפשרות ניהול של חיובים אוטומטי ללקוחות העסק או עבור תורמים קבועים. הפעולה הפשוטה הזו של חיוב כרטיס האשראי או חיוב מס"ב (הוראת קבע), יכולה להיות יותר מורכבת עבור עסקים שלא עושים שימוש שוטף באפליקציית בילינג חכמה. אם שאלתם את עצמכם מה מערכת זו עושה בעצם, עבור מי היא מתאימה ולמה כדאי לכם לעבוד איתה - המשיכו לקרוא.
כיצד מערכת בילינג פועלת?
מערכת בילינג היא מערכת גבייה המאפשרת קבלה אוטומטית ומעקב על תשלומים. מערכת זו יכולה לשמש לגבייה מלקוחות העסק, תשלום על שירות קבועים באמצעות תשלומים חודשיים שונים.
בשימוש באפליקציית בילינג ניתן לבצע את הגבייה בצורה אוטומטית מידי חודש בחודש: החיוב החודשי, המסמך החשבונאי ועדכון הנהלת החשבונות מתבצעים ונשלחים ללקוחות כחלק מתהליך אוטומטי.
במידה והחיוב לא הצליח, מערכת הבילינג מסוגלת לשלוח הודעת עדכון ללקוח וליידע אותו בצורך לעדכן אמצעי תשלום אחר. הלקוח יכול לאחר מכן לעדכן את אמצעי התשלום בעצמו, ומערכת הבילינג תמשיך בביצוע החיובים, ללא מגע אדם.
אפליקציית בילינג יכולה כאמור לבצע חיוב קבוע מדי חודש (כמו למשל במצבים בהם הלקוחות הם מנויים ומשלמים דמי מנוי), וגם ניתן לבצע בה גבייה בתדירות משתנה.
עבור מי מיועדת אפליקציית הבילינג?
ניהול מנויים באמצעות מערכת בילינג, מאפשר גבייה של התשלום בצורה מסודרת. בעסקים עם מנויים המשלמים דמי חבר חודשיים, או במנוי בודד המשלם תשלום חודשי (למשל תורמים או לקוחות מסוגים שונים) ולמעשה בכל בית עסק שנדרש לבצע גבייה במחזורים קבועים או משתנים - מומלץ לעשות שימוש במערכת בילינג אמינה. המערכת יודעת להפיק מסמכים חשבוניים ללקוחות ולמנויים השונים לאחר ביצוע החיוב.
בילינג אוטומטי או ידני
תפעול המערכת פשוט ונוח, ומאפשר שיטות עבודה שונות. ניתן להגדיר במערכת ביצוע של בילינג אוטומטי או בילינג ידני. במידה ובוחרים באפשרות האוטומטית, המערכת מבצעת סריקה של כל החיובים ומחליטה עבור אילו חיובים מחזוריים המעודכנים בה יש לבצע פעולות מסוגים שונים. בילינג ידני הוא ביצוע פעולת הסריקה והחיוב באופן יזום, לפי דרישה.
כדאיות השימוש במערכת בילינג
העבודה עם מערכת בילינג מומלצת עבור עסקים מסוגים שונים ובהיקפים שונים, בשל יתרונותיה:
חיסכון אדיר בזמן: במקום לבצע חיוב ממנויים בדרך מיושנת ומסורבלת, המערכת יודעת לבצע את הפעולה באופן עצמאי ומשלימה את החיוב במסמכים הרלוונטים הנשלחים ללקוח. הפעולה האוטומטית מאפשרת לבעלי העסק להתפנות לעבודה על העסק עצמו במקום להתעסק רוב זמנם בחיוב לקוחות.
מעקב חכם: המערכת מאפשרת מעקב פשוט אחר קבלת התשלומים מלקוחות, ומתריעה כאשר התרחשה תקלה בחיוב. שמירה על הנתונים בכרטיס הלקוח כאשר מדובר על חיוב וביצוע פעולות שונות בכרטיסי אשראי - היא קריטית.
גמישות: מערכת הניתנת להגדרה בהתאם לדרישות הספציפיות של העסק ושל כל לקוח. החיובים יכולים להיות מוגדרים במחזורים שונים, קיים מענה לחיובים מיוחדים וחריגים, חיוב במט"ח ועוד.