עסקים מסוגים שונים דורשים ניהול חשבונאי מעט אחר. אחת השאלות אשר עולות בהקשר של ניהול ספרים היא מה זה הזמנה או מסמך הזמנה, ומי צריך להשתמש במסמך זה. אם אתם מנהלים עסק אשר מספק מוצרים או שירותים, כדאי לכם להמשיך לקרוא. האופן בו אתם מנהלים את ההזמנות הוא משמעותי גם מבחינת החוק אך לא פחות מכתיב את הדרך בה העסק שלכם מתנהל מבחינת רישום מסודר וניהול נכון.

כאן נסביר בקצרה מהי הזמנה, איזה סוג של עסק מחויב בניהול ספר הזמנות ובאילו אופנים ניתן להפיק הזמנה, כך שתאפשר לנו ניהול נכון ומסודר של העסק.

מסמך הזמנה מתעד הזמנה של שירות או מוצר אותו אתם מספקים עבור הלקוח או הלקוחה שלכם, במקרה שבו הלקוח לא מקבל את המוצר או השירות באותו הרגע. ניהול ספר הזמנות הוא חובה עבור בעל עסק מסוג זה. יוצאים מן הכלל הם מי שמעניקים שירות ומקבלים עליו תשלום חודשי קבוע (כלומר, ריטיינר חודשי).

מס הכנסה מחייב ניהול של ספר הזמנות לעסקים הפועלים באופן זה ומדובר בחלק בלתי נפרד מניהול מסודר ותקין של העסק. קיימות מספר דרכים אשר באמצעותן תוכלו ליצור מסמך הזמנה ולנהל באופן תקין את הרישום בעסק.

אופן הרישום בתוך ספר הזמנות הוא מוגדר מראש. פנקס הזמנות או ספר הזמנות הוא מסמך קבוע, שלא ניתן לשנות בו רישומים לאחר שבוצעו (בדיוק כפי שלא ניתן לשנות פרטים בחשבונית או בקבלה). הפרטים הנמצאים בספר ההזמנות נדרשים להיות: שמו של מזמין השירות או המוצר, פרטי ההתקשרות, תיאור המוצר או השירות אשר הוזמן, המחיר שהוצג ללקוח ותאריך ביצוע ההזמנה.

ניהול מסמך הזמנה צריך להיעשות באופן שגרתי, וברגע בו בוצעה הזמנה יש לרשום אותה. החוק אינו מאפשר לנהל ספר הזמנות באופן רטרואקטיבי, וכאמור דורש שיתבצע רישום וניהול של ספר כזה.

במידה ולא יתקיים ניהול ספר הזמנות, מס הכנסה עלול לראות בכך ניסיון להעלמת מס ועל כן רשאי לבצע פסילת ספרים. זו הסיבה שרישום מדויק ועדכני של ההזמנות צריך להתבצע כל העת כחלק מהניהול השוטף של העסק.

אם אתם נדרשים לקיים רישום הזמנה על ידי מסמך הזמנה, יש מספר אפשרויות קיימות לרישום ולתיעוד. ניתן לתעד את ההזמנות בצורה פשוטה של ניהול פנקס הזמנות פיזי עם תאריכים אשר בו יירשמו ההזמנות השונות ויתקיים תיעוד ומעקב אחריהן.

אפשרות מתקדמת ויעילה יותר היא שימוש בספר הזמנות דיגיטלי, על ידי תוכנה ייעודית לניהול חשבונות וליצירת מסמך הזמנה. היתרון בשיטה זו היא האפשרות ליצור הזמנה דיגיטלית חינם במערכת (למשל כפי שמאפשרת מערכת SUMIT). ההזמנה מבוצעת ונרשמת תוך ציון כל הפרטים הרלוונטיים לעסק כמו גם ללקוח, ומאפשרת מעקב פשוט ונוח אחר ההזמנות. שימוש באמצעים דיגיטליים לייצור מסמך הזמנה חוסך זמן עבודה יקר ומאפשר לעסק להתנהל בצורה אחידה ומסודרת על מנת לעמוד בדרישות מס הכנסה.

להצטרפות למערכת SUMIT, המאפשרת הפקת 10 הזמנות בכל חודש חינם, לחצו כאן »